Rechnung aus Shop oder ERP? Das führende System festlegen

Eine Rechnung ist nach dem Umsatzsteuergesetz jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (§ 14 Abs. 1 UStG). Für die Architektur ist dieser Satz wichtiger, als er klingt. Ob der Shop sein PDF „Kaufbeleg“, „Bestellübersicht“ oder „Rechnung“ nennt, entscheidet nicht darüber, ob es eine Rechnung ist. Weist das Dokument Entgelt und Steuer für eine gelieferte Ware aus und geht es an den Kunden, liegt die Einordnung als Rechnung nahe. Wer zusätzlich aus dem ERP eine Rechnung verschickt, hat dann zwei Abrechnungen über denselben Vorgang in Umlauf gebracht.

Die Rechnungsnummer gehört zu den Pflichtangaben. Verlangt wird eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Drei Begriffe darin tragen die Architekturfrage: „einmalig“, „Rechnungsaussteller“ und „eine oder mehrere“. Einmalig heißt, dass keine Nummer doppelt vorkommen darf, auch nicht in zwei verschiedenen Systemen desselben Unternehmens. Der Rechnungsaussteller ist derjenige, der die Rechnung erzeugt, und damit auch derjenige, der die Nummer zieht. Und „eine oder mehrere Zahlenreihen“ erlaubt ausdrücklich, dass Shop und ERP jeweils eigene Kreise führen, solange sie sich nicht überschneiden.

Die Finanzverwaltung konkretisiert das im Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Es bleibt dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise er schafft, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird; Kreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche sind zulässig (UStAE 14.5 Abs. 11). Gewährleistet sein muss aber, dass jede Rechnung leicht und eindeutig ihrem Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Nummer einmalig ist. In der Praxis heißt das: ein eigenes Präfix je ausstellendem System oder Kanal, etwa RS für Shop-Rechnungen und RE für ERP-Rechnungen, und keine zwei Zähler, die dasselbe Präfix bedienen.

Lücken sind damit kein Formfehler. Erklärbar sollten sie trotzdem sein, denn ein maschinell geführter Kreis mit unerklärten Fehlstellen kann in einer Betriebsprüfung Fragen aufwerfen. Zwischen Shop und ERP entstehen Lücken typischerweise dort, wo ein System eine Nummer reserviert und der Vorgang danach abbricht, etwa weil die Übergabe ans ERP scheitert. Wer die Nummer erst beim tatsächlichen Erzeugen des Belegs vergibt und abgebrochene Versuche protokolliert, kann jede Lücke begründen. Eine Ausnahme gilt für kleine Beträge: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) brauchen keine fortlaufende Nummer (UStAE 14.5 Abs. 14). Für Fernverkäufe nach § 3c UStG gilt die Vereinfachung der Kleinbetragsrechnung allerdings nicht (§ 33 UStDV), und viele Shops liefern auch an Verbraucher in anderen EU-Staaten.

Die Lösung ist keine Systemwahl im Großen, sondern eine Festlegung je Belegart. Für Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Rechnungskorrektur und Gutschrift steht schriftlich fest, welches System den Beleg erzeugt und die Nummer vergibt. Das andere System übernimmt die Nummer als Fremdschlüssel, zeigt sie an und verschickt gegebenenfalls ein Mehrstück, erzeugt aber selbst keinen zweiten Beleg. Dasselbe Prinzip gilt für Stammdaten; wie ein führendes System Konflikte zwischen ERP und Shop auflöst, steht im Beitrag zur bidirektionalen Synchronisation.

Für die Rechnung gibt es drei tragfähige Aufbauten und einen, der nicht trägt. Welcher passt, hängt weniger vom Geschmack ab als davon, wo die Daten liegen, die eine Rechnung braucht: Kundenstamm mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuerfindung, Zahlungsbedingungen, Sendungen und Leistungsdaten. Die Tabelle stellt die drei Aufbauten nebeneinander.

Der vierte Aufbau – beide Systeme schreiben, je nachdem, wer zuerst an der Reihe ist – ist in der Praxis häufig der Ausgangspunkt einer Bereinigung. Er entsteht selten absichtlich, sondern durch eine Shop-Erweiterung, die nach dem Kauf eine Rechnung verschickt, und eine ERP-Konfiguration, die beim Anbinden niemand angepasst hat. Getrennt nach Kanal heißt dagegen nicht, dass zwei Systeme dieselbe Bestellung abrechnen dürfen. Die Grenze verläuft entlang des Kanals oder der Kundengruppe, und jede einzelne Bestellung fällt eindeutig auf eine Seite.

Wer eine Lieferung ausführt, ist berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Verpflichtet ist er, wenn er an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person leistet; dann ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Geht die Leistung an einen anderen Unternehmer und sind beide im Inland ansässig, ist sie als elektronische Rechnung auszustellen. Beim Verkauf gewöhnlicher Waren an Verbraucher besteht keine Rechnungspflicht. Wird trotzdem eine Rechnung ausgestellt, kann eine E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden (BMF-Schreiben vom 15.10.2025).

Für die Architektur heißt das: Im B2C-Geschäft ist die Rechnung ein Service, der schnell kommen soll, und der Shop kennt Warenkorb, Zahlung und E-Mail-Adresse. Im B2B-Geschäft ist sie eine Pflicht mit Frist und Format, und die Angaben dafür liegen meist im ERP: Debitor, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Zahlungsziel, abweichende Rechnungsanschrift und die Bestellreferenz des Kunden. Wie Steuersätze und Fälle der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers aus dem ERP in den Shop gelangen, beschreibt der Beitrag zur Steuerfindung im B2B-Shop.

Grenzüberschreitend wird es enger. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung ist die Rechnung bis zum fünfzehnten Tag des Monats auszustellen, der auf den Monat der Lieferung folgt, und sie muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten tragen (§ 14a Abs. 3 UStG). Ein Shop, der B2B-Bestellungen aus anderen Mitgliedstaaten annimmt, muss also entweder die geprüfte Nummer des Kunden selbst führen oder die Rechnung dem ERP überlassen, das sie im Debitor hält. Wer beides mischt, hat am Monatsende eine Liste offener Aufträge, bei denen niemand weiß, welches System die Frist überwacht.

Eine ausgestellte Rechnung wird weder gelöscht noch überschrieben. Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Berichtigt wird durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist (§ 31 Abs. 5 UStDV). Das ist regelmäßig der Fall, wenn darin die fortlaufende Nummer der ursprünglichen Rechnung angegeben ist; eine neue Rechnungsnummer für dieses Dokument ist nicht erforderlich (UStAE 14.11 Abs. 1).

Rechtlich ist der Rechnungsaussteller das Unternehmen, nicht die Software. Die Berichtigung kann nur durch den Rechnungsaussteller selbst vorgenommen werden (UStAE 14.11 Abs. 2) – bei Shop und ERP desselben Händlers ist das in beiden Fällen dasselbe Unternehmen. Technisch folgt aus der Bezugspflicht trotzdem eine klare Regel: Die Korrektur entsteht in dem System, das die ursprüngliche Rechnung, ihre Nummer und ihre Positionen kennt. Ein ERP, das eine Shop-Rechnung storniert, müsste dafür Nummer, Datum und Beträge der Shop-Rechnung übernehmen, statt aus dem eigenen Auftrag einen neuen Beleg abzuleiten. Für E-Rechnungen kommt hinzu, dass auch die Berichtigung in der vorgeschriebenen Form unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps erfolgen muss (UStAE 14.11 Abs. 1). In der XRechnung trägt das Feld BT-25 die Kennung der vorausgegangenen Rechnung, auf die Bezug genommen wird (KoSIT).

Ein Sonderfall ist das Wort „Gutschrift“. Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift eine Rechnung, die der Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung ausstellt (§ 14 Abs. 2 UStG), und sie muss die Angabe „Gutschrift“ tragen (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG). Die kaufmännische Gutschrift für eine Retoure ist etwas anderes: Sie korrigiert die eigene Rechnung. Allein die Bezeichnung als „Gutschrift“ führt dabei nicht zur Anwendung des § 14c UStG (UStAE 14c.1 Abs. 3). Für saubere Daten lohnt es sich trotzdem, beide Belegarten getrennt zu führen, damit der Retourenprozess die richtige erzeugt; wie Retouren zwischen Shop und ERP laufen, steht im Beitrag zum RMA-Prozess.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen; die Verwendung ist nicht auf nationale Formate beschränkt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Die Übergangsregeln laufen gestaffelt aus. Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen Rechnungen noch auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat; EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung bis Ende 2027 zulässig (§ 27 Abs. 38 UStG).

Wer die Rechnung schreibt, muss das Format also beherrschen. Ein Shop, der bisher ein PDF rendert, braucht für B2B-Kunden im Inland einen Weg zur XRechnung oder zu einem hybriden Format. Bei einem hybriden Format bilden die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil; bei Abweichungen gehen sie dem Bildteil vor (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Die Spezifikation beschreibt die Rechnungsnummer im Feld BT-1 als eindeutige Kennung, die die Rechnung im System des Verkäufers identifiziert (KoSIT). Für die Architektur heißt das: Die Nummer stammt aus dem System, das ausstellt – nicht aus dem, das die Datei später weiterreicht.

Das Format entwickelt sich weiter. Die Vorversion der Spezifikation XRechnung 4.0 ist im September 2026 erschienen, die finale Fassung wird voraussichtlich im Frühjahr 2027 veröffentlicht (KoSIT). Das ausstellende System muss solche Versionswechsel mitgehen, und das ist ein eigenes Kriterium der Entscheidung: Ist das ERP alt und der Shop jung, kann auch eine Middleware die E-Rechnung aus den ERP-Daten im Nummernkreis des ERP erzeugen. Welche Formate und Fristen im Einzelnen gelten, behandelt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027; wie wir die Umsetzung aus ERP und Shop angehen, beschreibt die Seite zur E-Rechnung.

Der Wechsel zu einem führenden Rechnungssystem ist in der Regel kein großes Migrationsprojekt, aber er braucht eine Reihenfolge. Wer zuerst die Shop-Rechnung abschaltet und danach das ERP konfiguriert, hat ein Zeitfenster ohne Belege; wer umgekehrt vorgeht, hat eines mit doppelten.

Getestet wird mit den unbequemen Fällen, nicht mit dem Normalfall: eine Teillieferung über den Monatswechsel, ein Storno nach Teilretoure, eine Marktplatzbestellung mit Gutschrift, eine B2B-Bestellung aus einem anderen Mitgliedstaat und eine Wiederholung nach Zeitüberschreitung. Erst wenn in keinem dieser Fälle zwei Rechnungen entstehen, liegt die Hoheit tatsächlich bei einem System.