E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung aus Ihrem ERP

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde der Rechnungsbegriff im Umsatzsteuerrecht neu gefasst. Als E-Rechnung gilt seitdem nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 UStG). Ein per E-Mail versendetes PDF ist damit keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung. Diese Unterscheidung ist der Kern des gesamten Themas: Es geht nicht um den Versandweg, sondern um die maschinenlesbare Struktur der Daten.

Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können — unabhängig von Größe und Umsatz. Für das Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt diese Möglichkeit für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen inländischen Unternehmen (§ 27 Abs. 38 UStG). Ab 2028 müssen auch bestehende EDI-Verfahren die Anforderungen der Norm erfüllen.

Nicht betroffen sind Rechnungen an Endverbraucher, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Wer allerdings B2B und B2C aus demselben Shop bedient, braucht trotzdem eine saubere Trennung im Datenmodell — sonst entscheidet am Ende ein manueller Blick darüber, welcher Beleg welches Format bekommt. Genau diese Fallunterscheidung gehört in die Schnittstelle und nicht in den Arbeitsalltag der Buchhaltung.

Die meisten ERP- und Warenwirtschaftssysteme können inzwischen ein E-Rechnungsformat erzeugen. Der Aufwand liegt selten im Export selbst, sondern in der Datenqualität davor. Eine strukturierte Rechnung ist unbarmherzig: Fehlt ein Pflichtfeld, wird der Beleg abgelehnt — nicht mit einer freundlichen Rückfrage, sondern mit einem Schema-Fehler. Diese sechs Punkte entscheiden in der Projektpraxis darüber, ob die Umstellung glatt läuft (Projekterfahrung).

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Übertragungsverfahren vor. Zulässig ist alles, was den strukturierten Datensatz unverändert zum Empfänger bringt. In der Praxis haben sich drei Wege etabliert, die sich in Aufwand und Automatisierungsgrad deutlich unterscheiden. Welcher Weg passt, hängt weniger von der eigenen Technik ab als vom Empfängerkreis — größere Kunden und öffentliche Auftraggeber geben den Kanal oft vor.

Der häufigste Fehler ist die Annahme, mit dem Aktivieren einer Exportfunktion sei das Thema erledigt. Tatsächlich beginnt die Arbeit dort erst. Ein zweiter Klassiker sind Rundungsdifferenzen: Shops rechnen häufig mit Bruttopreisen, ERP-Systeme mit Nettopreisen. Wenn beide Seiten unterschiedlich runden, weicht der Rechnungsendbetrag um wenige Cent von der Summe der Positionen ab — und die Validierung lehnt den Beleg ab. Solche Differenzen lassen sich nur an einer Stelle sauber lösen, nämlich in der Schnittstelle.

Ein dritter Punkt betrifft Anhänge. Lieferscheine, Stundennachweise oder Prüfzeugnisse, die heute als zusätzliche PDF-Seiten mitgeschickt werden, gehören in der strukturierten Welt als eingebettete Anlage in den Beleg oder in einen separaten Prozess. Wer sie einfach weglässt, verliert Informationen, auf die der Kunde seine Freigabe stützt. Und schließlich unterschätzen viele Betriebe die Eingangsseite: Die Empfangspflicht besteht bereits, aber ein Postfach, in das strukturierte Dateien fallen, ohne dass sie jemand verarbeitet, erfüllt zwar den Buchstaben, spart aber keine Minute Arbeit. Wie eine Eingangsverarbeitung mit Prüfung, Kontierung und Freigabe aussieht, beschreibt unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027 im Detail.