Am 30. Dezember 2026 beginnt die Geltung der Sorgfaltspflichten aus der EU-Entwaldungsverordnung für große und mittlere Marktteilnehmer (Verordnung 2025/2650). Von diesem Tag an gehört zu jeder Sendung eines betroffenen Erzeugnisses eine Sorgfaltserklärung, und deren Referenznummer liegt den Zollbehörden vor der Überlassung vor (Verordnung 2023/1115). Im Shop ändert sich dadurch wenig. Im ERP dahinter ändert sich viel: Erzeugerland, Geolokalisierung, Menge in Eigenmasse und die Nummer der Erklärung werden zu Feldern des Artikel- und Positionsstamms, die eine Schnittstelle transportieren muss.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Frist ist verschoben, nicht aufgehoben. Die Artikel 3 bis 13, 16 bis 24, 26, 31 und 32 gelten ab dem 30. Dezember 2026 (Verordnung 2025/2650). Der ursprüngliche Verordnungstext nannte den 30. Dezember 2024, die erste Verschiebung den 30. Dezember 2025 (Verordnung 2024/3234). Beide Daten stehen noch in vielen Leitfäden.
- Für Kleinst- und Kleinunternehmen gilt ein eigener Termin: der 30. Juni 2027, und nur für Unternehmen, die am 31. Dezember 2024 als solche niedergelassen waren (Verordnung 2025/2650). Wer die Größenklasse später wechselt, fällt nicht automatisch unter die spätere Frist.
- Artikel 9 Absatz 1 verlangt acht Angaben je Erzeugnis, darunter Erzeugerland, Menge in Kilogramm Eigenmasse und die Geolokalisierung jedes Grundstücks mit mindestens sechs Dezimalstellen (Verordnung 2023/1115). Das sind Stammdatenfelder, keine Anhänge.
- Die Sorgfaltserklärung erzeugt eine Referenznummer. Sie wandert an die nachgelagerten Marktteilnehmer und Händler und muss dem Zoll vor der Überlassung zum freien Verkehr vorliegen (Verordnung 2023/1115). Wer sie nur im Kommentarfeld führt, findet sie in der Zollanmeldung nicht wieder.
- Produktpass und Verpackungsdaten helfen hier nicht. Der Datenträger des digitalen Produktpasses trägt eine Produktkennung (Verordnung ESPR 2024/1781), die Verpackungskennzeichnung ab dem 12. Februar 2027 zeigt das Entsorgungsregime (Verordnung PPWR 2025/40) - eine Referenznummer der Sorgfaltserklärung trägt keiner von beiden.
Was am 30. Dezember 2026 tatsächlich beginnt
Die Entwaldungsverordnung betrifft sieben Rohstoffe: Rinder, Kakao, Kaffee, Ölpalme, Kautschuk, Soja und Holz (Verordnung 2023/1115). Erfasst sind nicht nur die Rohstoffe selbst, sondern auch Erzeugnisse, die sie enthalten, mit ihnen gefüttert wurden oder unter ihrer Verwendung hergestellt wurden. Für einen Händler mit Möbeln, Papierwaren, Lederartikeln, Reifen oder Lebensmitteln bedeutet das: der Anhang I entscheidet, nicht die Warengruppe im eigenen Katalog. Die Zuordnung läuft über den Code des Harmonisierten Systems, und der steht im ERP - falls er dort gepflegt ist.
Der inhaltliche Maßstab ist der Stichtag 31. Dezember 2020: entwaldungsfrei heißt, dass die Rohstoffe auf Flächen erzeugt wurden, die nach diesem Datum nicht entwaldet wurden (Verordnung 2023/1115). Die Verordnung ist damit keine Prognose, sondern eine Rückschau auf einen festen Zeitpunkt. Den Anlass beziffert der Verordnungsgeber selbst: die mit dem Unionsverbrauch verbundene Entwaldung würde bis 2030 jährlich auf etwa 248 000 Hektar ansteigen, wenn nichts geschieht (Verordnung 2023/1115).
Zwei Fristen, zwei Datenstände
Die Geltungstermine sind zweimal verschoben worden, und die Verschiebungen haben nicht nur das Datum bewegt. Der ursprüngliche Artikel 38 nannte den 30. Dezember 2024 für alle und den 30. Juni 2025 für Kleinst- und Kleinunternehmen (Verordnung 2023/1115). Die erste Änderung schob beide um ein Jahr auf den 30. Dezember 2025 und den 30. Juni 2026 (Verordnung 2024/3234). Die zweite Änderung schob erneut um ein Jahr und tauschte zusätzlich den Stichtag für die Größenklasse aus: maßgeblich ist nun, wer am 31. Dezember 2024 als Kleinst- oder kleines Unternehmen niedergelassen war (Verordnung 2025/2650).
| Merkmal | Große und mittlere Marktteilnehmer | Kleinst- und Kleinunternehmen |
|---|---|---|
| Geltungsbeginn | 30. Dezember 2026 | 30. Juni 2027 |
| Stichtag der Einstufung | nicht einschlägig | 31. Dezember 2024 niedergelassen |
| Sorgfaltserklärung | je Sendung im Informationssystem | je Sendung, vereinfacht bei Primärerzeugung |
| Geolokalisierung | Koordinaten oder Polygon je Grundstück | Postanschrift bei Kleinstprimärerzeugern zulässig |
| Registrierung | Pflicht im Informationssystem | Pflicht, sobald kein KMU-Status vorliegt |
| Aufbewahrung | fünf Jahre | fünf Jahre |
Praktisch heißt das: ein Unternehmen kann für einen Teil seines Sortiments früher dran sein als für einen anderen, wenn Lieferanten unterschiedlicher Größenklassen beteiligt sind. Kleinst- oder Kleinprimärerzeuger dürfen die Geolokalisierung durch die Postanschrift der Grundstücke oder des Betriebs ersetzen (Verordnung 2025/2650). Ein Feld, das mal Koordinaten und mal eine Anschrift enthält, braucht im Datenmodell zwei Spalten und eine Typkennung - sonst entscheidet der Import, was er darin vermutet. Wie man solche Mehrdeutigkeiten sauber abbildet, steht im Beitrag zum Daten-Mapping zwischen ERP und Shop.
Die alten Termine stehen noch in vielen Unterlagen
Welche Felder der Artikelstamm führen muss
Artikel 9 Absatz 1 zählt acht Angaben auf, die der Marktteilnehmer sammelt, mit Nachweisen belegt und fünf Jahre aufbewahrt (Verordnung 2023/1115). Vier davon sind reine Stammdaten und lassen sich am Artikel führen, vier hängen an der einzelnen Sendung und gehören an die Position. Wer die Trennung nicht macht, pflegt entweder dieselbe Charge mehrfach oder verliert die Zuordnung zwischen Lieferung und Nachweis.
Beschreibung und Art
Handelsname, Art des Erzeugnisses und bei Holz der gebräuchliche sowie der vollständige wissenschaftliche Name der Art. Dazu die Liste der enthaltenen relevanten Rohstoffe.
Menge in Eigenmasse
Kilogramm Eigenmasse und, wo der Code des Harmonisierten Systems eine besondere Maßeinheit vorsieht, zusätzlich diese Einheit. Zwei Mengenfelder, nicht eines mit Umrechnung im Kopf.
Erzeugerland und Landesteil
Das Land der Erzeugung und, sofern einschlägig, dessen Landesteile. Nicht das Versandland und nicht das Land des Lieferanten - beides fällt im Bestand häufig auseinander.
Geolokalisierung
Breiten- und Längengrad mit mindestens sechs Dezimalstellen, bei Flächen über vier Hektar als Polygon. Dazu der Zeitpunkt oder Zeitraum der Erzeugung.
Vorlieferant und Abnehmer
Name, Anschrift und E-Mail-Adresse aller Unternehmen, von denen geliefert wurde, und aller Unternehmen, nachgelagerten Marktteilnehmer oder Händler, an die geliefert wurde.
Nachweise zur Rechtmäßigkeit
Schlüssige und überprüfbare Informationen darüber, dass die Erzeugnisse entwaldungsfrei sind und dass die Erzeugung den Rechtsvorschriften des Erzeugerlandes entsprochen hat.
Die Geolokalisierung ist das Feld, an dem die meisten Bestandssysteme scheitern. Verlangt sind Breiten- und Längenkoordinaten mit mindestens sechs Dezimalstellen; bei Grundstücken über vier Hektar tritt an die Stelle des Punktes ein Polygon aus genügend Wertepaaren, um den Umriss zu beschreiben (Verordnung 2023/1115). Ein Textfeld mit 40 Zeichen reicht dafür nicht, und eine Fließkommazahl mit einfacher Genauigkeit verliert die sechste Dezimalstelle. Dieselbe Sorgfalt, die Chargen und Seriennummern zwischen ERP und Shop brauchen, gilt hier für Koordinaten.
artikel:
hs_code "4407 11" # entscheidet über die Betroffenheit
art_wissenschaft "Picea abies" # nur bei Holz
position:
menge_eigenmasse 1250.000 kg # Dezimaltyp, kein Gleitkomma
menge_besondere 2.400 m3 # nur wenn der HS-Code sie vorsieht
erzeugerland "SE"
landesteil "SE-AC"
geo_typ punkt | polygon | anschrift
geo_wert "64.750123,20.950456" # 6 Dezimalstellen
erzeugung_von 2025-05-01
erzeugung_bis 2025-09-30
ddr_referenz "..." # Referenznummer der Erklärung
ddr_pruefnummer "..."
aufbewahren_bis 2031-12-31 # Datum + 5 Jahre
Die Referenznummer ist das Bindeglied
Der Marktteilnehmer gibt die Sorgfaltserklärung im Informationssystem der Kommission ab und erhält eine Referenznummer. Diese Nummer ist der Faden, an dem die ganze Kette hängt. Sie wird den nachgelagerten Marktteilnehmern und Händlern mitgeteilt, sie wird von diesen fünf Jahre aufbewahrt, und sie muss den Zollbehörden vor der Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr oder zur Ausfuhr vorliegen (Verordnung 2023/1115). Fehlt sie in der Zollanmeldung, steht die Ware. Wie die Zolldaten selbst durch die Systeme laufen, steht im Beitrag zur Zollreform 2026.
- Erklärung abgeben: Der Marktteilnehmer übermittelt die Sorgfaltserklärung, bevor er das Erzeugnis in Verkehr bringt oder ausführt. Das System vergibt Referenz- und Prüfnummer.
- Nummer weitergeben: Die Referenznummern der Sorgfaltserklärungen oder die zugewiesenen Identifikationsnummern gehen an die nachgelagerte Lieferkette (Verordnung 2025/2650). Das ist eine Bringschuld, keine Auskunft auf Nachfrage.
- Nummer speichern: Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler erfassen Lieferant, Abnehmer und die Referenznummer und bewahren diese Angaben mindestens fünf Jahre lang auf (Verordnung 2025/2650).
- Nummer melden: Vor der Überlassung zum freien Verkehr stellt die Person, die die Zollanmeldung abgibt, den Zollbehörden die Referenznummer zur Verfügung (Verordnung 2023/1115).
- Nummer wiederfinden: Bei einer Kontrolle wird die Nummer rückwärts gelesen - von der Position über die Lieferung bis zum Grundstück. Ohne Verknüpfung im Datenmodell ist das eine Suche in Ordnern.
Wer die Nummer nur im Freitext einer Bestellposition führt, hat sie formal gespeichert und praktisch verloren. Sie gehört in ein eigenes Feld mit Format, Pflichtkennzeichen und Historie, damit sie in Exporte, Belege und Zollmeldungen gelangt. Die gleiche Überlegung gilt für die Verfahrensdokumentation der Schnittstellen: was nicht dokumentiert ist, muss bei einer Prüfung rekonstruiert werden.
Ein Feld, ein Format, eine Quelle
Warum Produktpass und Verpackungsdaten das nicht abdecken
Viele Häuser haben in den vergangenen Jahren Produktdaten für zwei andere Regelwerke aufgebaut und hoffen, damit auch die Entwaldungsverordnung zu bedienen. Das geht nicht auf. Der digitale Produktpass der Ökodesign-Verordnung ist über einen Datenträger mit einer dauerhaften eindeutigen Produktkennung verbunden (Verordnung ESPR 2024/1781); er beschreibt das Produkt, nicht die Herkunft eines Rohstoffs auf einem bestimmten Grundstück. Die technischen Unterlagen dazu bewahrt der Hersteller zehn Jahre auf (Verordnung ESPR 2024/1781) - eine andere Frist als die fünf Jahre der Entwaldungsverordnung. Details zum Aufbau stehen im Beitrag zum digitalen Produktpass und den ESPR-Produktdaten.
Die Verpackungsverordnung gilt seit dem 12. August 2026 (Verordnung PPWR 2025/40). Ab dem 12. Februar 2027 dürfen Verpackungen, die unter ein Regime der erweiterten Herstellerverantwortung fallen, mit einem Symbol in einem QR-Code oder einer anderen offenen digitalen Kennzeichnung versehen werden (Verordnung PPWR 2025/40). Auch dieser Code beschreibt Material und Entsorgungsweg, nicht die Sorgfaltserklärung des Inhalts. Wer die Verpackungsdaten zwischen ERP und Shop bereits sortiert hat, kennt die Mechanik - die Felder sind aber andere.
- Der Produktpass identifiziert ein Produkt, die Sorgfaltserklärung eine Sendung. Ein Feld kann beides nicht sein.
- Die Verpackungskennzeichnung beschreibt die Hülle, die Entwaldungsverordnung den Inhalt und dessen Anbaufläche.
- Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich: zehn Jahre für technische Unterlagen nach der Ökodesign-Verordnung, fünf Jahre für Nachweise und Erklärungen nach der Entwaldungsverordnung.
- Nur die Entwaldungsverordnung verlangt Koordinaten. Weder Produktpass noch Verpackungskennzeichnung führen ein Feld für die Geolokalisierung eines Grundstücks.
Der Weg durch die Systeme
Technisch ist die Aufgabe eine Datenstrecke mit fünf Stationen. Sie beginnt beim Lieferanten und endet bei der Zollanmeldung, und sie läuft in beide Richtungen: die Angaben kommen herein, die Referenznummer geht hinaus. Eine Middleware zwischen den Systemen ist dafür der ruhigere Ort als eine Punkt-zu-Punkt-Kopplung, weil die Prüfregeln an einer Stelle liegen und nicht in jedem Adapter erneut. Wo ein Bestandssystem keine passende Schnittstelle mitbringt, entsteht sie als eigene Programmierschnittstelle.
Betroffenheit bestimmen
Über den Code des Harmonisierten Systems je Artikel prüfen, ob das Erzeugnis unter den Anhang fällt. Das Ergebnis wird als Merkmal am Artikel gespeichert, nicht bei jedem Vorgang neu ermittelt.
Lieferantenangaben einsammeln
Erzeugerland, Landesteil, Geolokalisierung, Erzeugungszeitraum und die Nachweise zur Rechtmäßigkeit je Charge anfordern. Eingang, Format und Vollständigkeit werden protokolliert.
Erklärung erzeugen
Die Angaben werden zur Sorgfaltserklärung zusammengeführt und im Informationssystem eingereicht. Referenz- und Prüfnummer kommen zurück und werden an der Charge gespeichert.
Nummer verteilen
Die Referenznummer wandert an Lieferschein, Rechnung, Zollanmeldung und an die nachgelagerten Abnehmer. Jeder Empfänger bekommt sie als Feld, nicht als Text in einer Bemerkung.
Nachweise vorhalten
Alle Angaben und Belege bleiben fünf Jahre ab Inverkehrbringen abrufbar, verknüpft mit Position, Charge und Erklärung. Ein Export je Vorgang genügt, ein Ordner voll PDF nicht.
Über den Code des Harmonisierten Systems je Artikel prüfen, ob das Erzeugnis unter den Anhang fällt. Das Ergebnis wird als Merkmal am Artikel gespeichert, nicht bei jedem Vorgang neu ermittelt.
Erzeugerland, Landesteil, Geolokalisierung, Erzeugungszeitraum und die Nachweise zur Rechtmäßigkeit je Charge anfordern. Eingang, Format und Vollständigkeit werden protokolliert.
Die Angaben werden zur Sorgfaltserklärung zusammengeführt und im Informationssystem eingereicht. Referenz- und Prüfnummer kommen zurück und werden an der Charge gespeichert.
Die Referenznummer wandert an Lieferschein, Rechnung, Zollanmeldung und an die nachgelagerten Abnehmer. Jeder Empfänger bekommt sie als Feld, nicht als Text in einer Bemerkung.
Alle Angaben und Belege bleiben fünf Jahre ab Inverkehrbringen abrufbar, verknüpft mit Position, Charge und Erklärung. Ein Export je Vorgang genügt, ein Ordner voll PDF nicht.
Für den Shop bleibt davon wenig sichtbar, und das ist beabsichtigt. Kundinnen und Kunden sehen kein neues Feld, sondern höchstens einen Hinweis, dass eine Position derzeit nicht bestellbar ist, weil die Erklärung fehlt. Diese Sperre gehört an dieselbe Stelle wie andere Verfügbarkeitsregeln - wie sie sich mit Variantenartikeln aus dem ERP verträgt, entscheidet sich am Datenmodell der Variante, nicht am Frontend.
Kontrollen, Bußgelder und der Ausfall des Informationssystems
Die Kontrolldichte ist in der Verordnung beziffert. Die zuständigen Behörden prüfen jährlich mindestens 3 Prozent der Marktteilnehmer, nachgelagerten Nicht-KMU-Marktteilnehmer und Nicht-KMU-Händler; bei Rohstoffen aus Ländern mit hohem Risiko steigt die Quote auf mindestens 9 Prozent der Betriebe und 9 Prozent der Menge (Verordnung 2025/2650). Diese Zahlen sind Mindestwerte, nicht Zielwerte, und sie beziehen sich auf das Gebiet des jeweiligen Mitgliedstaats.
Der Sanktionsrahmen ist nach oben offen definiert: bei juristischen Personen wird der Höchstbetrag der Geldbuße auf mindestens 4 Prozent des jährlichen unionsweiten Gesamtumsatzes festgesetzt (Verordnung 2025/2650). Das ist eine Untergrenze für den Rahmen, den die Mitgliedstaaten setzen müssen - nicht die zu erwartende Buße. Für die Projektplanung ist die Zahl trotzdem nützlich, weil sie die Größenordnung markiert, in der über Datenqualität entschieden wird.
Wenn das Informationssystem ausfällt
Was jetzt im Projekt zu tun ist
Bis zum Geltungsbeginn bleiben rund fünfzehn Monate, und der Aufwand liegt nicht in der Anbindung an das Informationssystem, sondern davor: in der Frage, welches System welches Feld führt. Genau das ist die Frage, die ein Stammdatenmanagement beantwortet. Wer sie offen lässt, baut die Schnittstelle zweimal. Welchen Zuschnitt ein solches Vorhaben hat, zeigt die Übersicht der Leistungen.
- Sortiment gegen den Anhang der Verordnung abgleichen und das Ergebnis als Merkmal am Artikel speichern, einschließlich der Begründung.
- HS-Codes vollständig pflegen. Ohne sie lässt sich die Betroffenheit weder bestimmen noch später belegen.
- Feldliste nach Artikel 9 Absatz 1 im ERP anlegen: acht Angaben, getrennt nach Artikel- und Positionsebene.
- Für die Geolokalisierung zwei Spalten vorsehen - Typ und Wert - damit Punkt, Polygon und Postanschrift unterscheidbar bleiben.
- Die Referenznummer als eigenes Feld mit Format und Historie führen und in Lieferschein, Rechnung und Zollanmeldung durchreichen.
- Aufbewahrung technisch abbilden: fünf Jahre ab Inverkehrbringen, verknüpft mit Position und Charge, abrufbar ohne Handarbeit.
- Lieferantenkommunikation vorbereiten. Die Angaben kommen selten von allein und selten im gewünschten Format.
- Rückfallebene für den Ausfall des Informationssystems in das Betriebskonzept aufnehmen, samt Zuständigkeit und Meldeweg.
Eine Sorgfaltserklärung ohne die Referenznummer im Positionsdatensatz ist eine Zusage ohne Nachweis. Erst die Verknüpfung zwischen Nummer, Lieferung und Grundstück macht daraus eine Auskunft, die eine Kontrolle übersteht.
Quellen und Studien