Eine Charge ist eine Menge, die unter gleichen Bedingungen entstanden ist. Eine Seriennummer gehört zu genau einem Stück. Im ERP sind das zwei verschiedene Datenstrukturen, im Shop zwei verschiedene Anzeigen, und im Ernstfall entscheiden beide darüber, wie eng ein Rückruf gezogen werden kann. Dieser Artikel zeigt, wo die Nummern im Datenmodell sitzen, welche Regeln das EU-Recht dafür setzt und wie eine Anbindung der Warenwirtschaft an den Shop gebaut wird, die die Rückverfolgung trägt statt sie zu behindern.
Das Wichtigste in Kürze
- Charge und Seriennummer sind verschiedene Ebenen: die Charge hängt am Los, die Seriennummer am einzelnen Stück.
- Artikel 18 der Lebensmittel-Basisverordnung 178/2002 verlangt eine Stufe zurück und eine Stufe vor, und das seit dem 1. Januar 2005.
- Für Lebensmittel tierischen Ursprungs zählt die Durchführungsverordnung 931/2011 acht Angaben je Sendung auf.
- GS1 codiert die Charge als Datenbezeichner 10 und die Seriennummer als 21, beide bis zu 20 Zeichen.
- Sichtbar wird die Nummer selten im Katalog, dafür regelmäßig in Lieferschein, Kundenkonto und Retoure.
- Ohne belegte Zuordnung zwischen Auftragsposition und Nummer bleibt der Rückruf eine Suche im Bestand.
Was das Recht an Nummern verlangt
Rückverfolgbarkeit ist im Lebensmittelbereich keine freiwillige Übung. Artikel 18 der Lebensmittel-Basisverordnung 178/2002 verlangt, dass sie in allen Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen sichergestellt wird, und dass jeder Unternehmer jede Person feststellen kann, von der er eine Ware bezogen hat. Diese Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2005 (Lebensmittel-Basisverordnung), weil Artikel 65 für die Artikel 14 bis 20 genau dieses Datum setzt. Übersetzt in den Alltag heißt das: eine Stufe zurück zum Lieferanten, eine Stufe vor zum gewerblichen Abnehmer. Der private Endverbraucher gehört ausdrücklich nicht dazu, und dieser Unterschied zählt für jeden Shop, der Betriebe und Privatleute zugleich beliefert. Wer ihn im Mapping zwischen ERP und Shop nicht abbildet, sammelt entweder zu viel oder zu wenig.
Für Lebensmittel tierischen Ursprungs geht die Durchführungsverordnung 931/2011 einen Schritt weiter. Sie zählt acht Angaben (Durchführungsverordnung 931/2011) auf, die der Lieferant seinem Abnehmer bereitstellen muss: unter anderem eine genaue Beschreibung des Lebensmittels, Volumen oder Menge, Name und Anschrift von Versender und Empfänger, eine Bezugsnummer zur Identifizierung der Partie, der Charge oder der Sendung sowie das Versanddatum. Anwendbar ist das seit dem 1. Juli 2012 (Durchführungsverordnung 931/2011). Ein Shop, der solche Ware führt, muss diese Felder aus der Warenwirtschaft ziehen können und nicht aus einer Tabelle im Vertrieb. Wer ganze Sortimente dieser Art verkauft, findet die Anforderungen gebündelt in unserem Überblick zur ERP-Anbindung im Lebensmittelhandel.
Charge und Seriennummer sind zwei verschiedene Ebenen
Eine Charge fasst eine Menge zusammen, die unter praktisch gleichen Bedingungen erzeugt, hergestellt oder verpackt wurde. Die Richtlinie 2011/91/EU nennt das ein Los und verlangt eine Angabe, mit der sich dieses Los feststellen lässt. Ihr geht der Buchstabe L (Richtlinie 2011/91/EU) voraus, es sei denn, sie unterscheidet sich deutlich von den anderen Angaben der Etikettierung. Ausgenommen sind unter anderem Verpackungen und Behältnisse, deren größte Seitenfläche weniger als 10 Quadratzentimeter (Richtlinie 2011/91/EU) misst. Festgelegt wird das Los vom Erzeuger, Hersteller oder Verpacker oder vom ersten in der Union ansässigen Verkäufer, nicht vom Händler, der die Ware weiterreicht.
Eine Seriennummer bezeichnet dagegen genau ein Stück. Sie entsteht nicht in der Produktionsplanung, sondern dort, wo ein einzelnes Gerät sein eigenes Typenschild bekommt. Für den Handel ist der Unterschied handfest: Eine Charge lässt sich einer Auftragsposition mit einer Menge zuordnen, eine Seriennummer verlangt eine Zuordnung je Stück. Zehn Geräte in einer Position bedeuten zehn Datensätze, nicht einen. Wer beide Ebenen in dasselbe Feld presst, verliert genau die Trennschärfe, die im Ernstfall gebraucht wird, und baut sich eine Bestandsführung über mehrere Lager, die Mengen kennt, aber keine Herkunft.
Charge oder Los
Eine Nummer für viele Einheiten. Sie entsteht im Wareneingang oder in der Fertigung, hängt an Bestand und Lagerplatz und wandert über Teilmengen weiter. Umpacken erzeugt in aller Regel eine neue Charge mit Bezug zur Ausgangscharge.
Seriennummer
Eine Nummer für genau ein Stück. Sie wird beim Kommissionieren oder in der Endprüfung zugeteilt und bleibt an diesem Stück über Gewährleistung, Reparatur und Retoure hängen.
Verfallsdatum
Kein Ersatz für eine Nummer, aber ihr ständiger Begleiter. GS1 codiert es als Datenbezeichner 17 mit sechs Ziffern (GS1) im Format JJMMTT, ohne Trennzeichen und ohne Spielraum.
Wo die Nummer im Datenmodell sitzt
Im ERP hängt die Entscheidung an einem Kennzeichen im Artikelstamm: chargenpflichtig, seriennummernpflichtig oder keines von beidem. Dieses Kennzeichen steuert alles Weitere. Ist ein Artikel chargenpflichtig, wird der Bestand nicht mehr nur je Lager und Lagerplatz geführt, sondern zusätzlich je Charge. Aus einer Bestandszeile werden viele. Ist ein Artikel seriennummernpflichtig, wird der Bestand je Stück geführt, und die Menge einer Bestandszeile ist der Definition nach eins. Beide Fälle verändern die Bestandsschnittstelle zum Shop grundlegend, weil die Summe über alle Chargen im Shop ankommen muss, die Aufteilung dahinter aber erhalten bleibt. Ähnlich verhält es sich mit Mengeneinheiten und Gebinden: Der Shop sieht eine Zahl, das ERP führt die Struktur.
Auf der Shopseite gilt eine schlichte Regel: Der Artikel kennt keine Charge. Erst die Auftragsposition bekommt eine, und zwar in dem Moment, in dem kommissioniert wird. Vorher steht dort nichts, weil vorher niemand weiß, welches Los in den Karton wandert. Wer die Chargennummer schon im Katalog anzeigt, gibt ein Versprechen ab, das die Kommissionierung wieder kassiert. Sinnvoll ist der umgekehrte Weg: Der Shop schickt die Bestellung, das ERP meldet nach dem Kommissionieren eine Ergänzung zur Position zurück, und der Auftragsstatus im Kundenkonto zeigt sie an, sobald sie feststeht.
Die Nummer gehört an die Bewegung, nicht an den Artikel
{
"order_id": "A-2026-004711",
"status": "kommissioniert",
"line_items": [
{
"line": 10,
"sku": "FL-0815",
"quantity": 24,
"unit": "H87",
"batches": [
{ "batch": "L-2609-A", "quantity": 18, "best_before": "2027-03-31" },
{ "batch": "L-2609-B", "quantity": 6, "best_before": "2027-05-15" }
]
},
{
"line": 20,
"sku": "GT-4400",
"quantity": 2,
"unit": "H87",
"serials": ["SN-4471", "SN-4475"]
}
]
}Was der Shop davon zeigt
Nicht jede Nummer muss im Shop sichtbar sein. Sichtbar wird sie dort, wo sie einem Menschen bei einer Entscheidung hilft oder wo eine Vorschrift sie verlangt. In der Artikelanzeige hilft sie selten, in Lieferschein und Rechnung dagegen sehr wohl, weil dort die Reklamation ansetzt. Bei Artikeln mit vielen Ausprägungen kommt hinzu, dass die Nummer an der Variante hängt und nicht am Elternartikel, was die Abbildung von Variantenartikeln aus dem ERP zusätzlich prägt. Die folgende Reihenfolge hat sich in Projekten bewährt.
- Auftragsbestätigung ohne Nummer. Zum Zeitpunkt der Bestätigung ist noch nicht kommissioniert. Eine Nummer an dieser Stelle wäre geraten.
- Lieferschein mit Nummer je Position. Hier steht fest, was den Karton verlassen hat: Chargen als Liste mit Teilmengen, Seriennummern als Aufzählung.
- Rechnung mit Nummer, wenn kein Lieferschein mitgeht. Bei papierlosem Direktversand ist die Rechnung der einzige Beleg, der beim Kunden ankommt.
- Kundenkonto mit Historie. Wer eine Seriennummer sucht, sucht sie Monate später und nicht am Liefertag.
- Rückgabeformular mit Vorauswahl. Im Retourenprozess zwischen Shop und ERP wählt der Kunde die Seriennummer aus seiner Lieferung aus, statt sie abzutippen.
- Servicebereich mit Prüfzeugnis. Analysezertifikate und Konformitätserklärungen hängen an der Charge und nicht am Artikel und gehören als Datei an die Position.
Der Rückruf ist der Ernstfall
Ein Rückruf ist der Moment, in dem sich zeigt, ob die Datenhaltung trägt. Gefragt wird dann nicht nach dem Artikel, sondern nach der Charge: Welche Lieferungen enthielten L-2609-A, an wen gingen sie, und welche Menge steht noch im Lager? Wer diese Auskunft nur über eine Volltextsuche in Lieferscheinen bekommt, verliert Stunden. Wer eine Tabelle hat, die Auftragsposition und Chargennummer verbindet, beantwortet sie mit einer Abfrage. Der Unterschied ist kein technischer Feinschliff, sondern der Unterschied zwischen einem eingegrenzten und einem vollständigen Rückruf. Eine saubere Schnittstelle liefert diese Abfrage als Endpunkt mit, statt sie jedes Mal neu zu bauen.
Die EU-Produktsicherheitsverordnung 2023/988 nimmt den Faden auf. Sie verlangt, dass Produkte eine Typen-, Chargen- oder Seriennummer oder ein anderes leicht erkennbares Element zu ihrer Identifizierung tragen, und sie gilt seit dem 13. Dezember 2024 (GPSR 2023/988). Für die Rückrufanzeige an Verbraucher schreibt sie ausdrücklich vor, dass darin Produktionskennnummern wie etwa Chargen- oder Seriennummer stehen, gegebenenfalls mit einer grafischen Darstellung, wo sie am Produkt zu finden sind. Eine Rückrufanzeige ohne diese Angabe erfüllt die Anforderung nicht. Für Händler heißt das: Die Nummer muss nicht nur im ERP stehen, sie muss auch in der Kundenkommunikation abrufbar sein.
| Frage im Ernstfall | Ohne Chargenführung | Mit Chargenführung |
|---|---|---|
| Welche Lieferungen enthielten das Los? | Sichtung aller Lieferscheine im Zeitraum | Abfrage über die Positionstabelle |
| Wie viel liegt noch im Lager? | Zählung vor Ort | Bestandszeile je Charge |
| Welcher Lieferant hat geliefert? | Rückschluss über das Bestelldatum | Verknüpfung Wareneingang zu Charge |
| Welche Kunden sind betroffen? | Suche über die Artikelnummer, viele Fehltreffer | Treffer je Auftragsposition |
| Wie schnell steht die Auskunft? | Stunden bis Tage | Minuten |
| Was steht im Prüfbericht? | Erinnerung und Schätzung | Belegte Kette je Stufe |
GS1-Datenbezeichner als gemeinsame Sprache
Damit eine Nummer zwischen ERP, Shop, Lager und Spedition dieselbe Bedeutung behält, braucht sie eine gemeinsame Codierung. GS1 löst das über Datenbezeichner, die dem Wert vorangestellt werden. Die Charge trägt den Bezeichner 10 (GS1), die Seriennummer den Bezeichner 21 (GS1). Beide sind alphanumerisch und bis zu 20 Zeichen (GS1) lang. Das Verfallsdatum trägt den Bezeichner 17 und besteht aus genau sechs Ziffern im Format JJMMTT. Wer diese drei Bezeichner kennt, liest den größten Teil eines Versandetiketts ohne Handbuch.
Für die Schnittstelle folgen daraus zwei nüchterne Konsequenzen. Erstens ist ein Feld mit 20 Zeichen die sichere Untergrenze im Datenmodell; wer knapper plant, scheitert am ersten Lieferanten mit sprechenden Nummern aus Datum und Fertigungslinie. Zweitens ist die Charge in einem GS1-Datenträger kein eigenständiger Wert, sondern ein Qualifizierer zur Artikelnummer: Erst Artikelnummer plus Charge ergibt eine belastbare Angabe. Wer den Datenträger im Wareneingang scannt, bekommt beides in einem Zug und bucht ohne Tastatur. Genau dort entsteht die Datenqualität, die später beim Anbinden der Versand- und Logistiksysteme gebraucht wird.
UDI und Batteriepass: zwei Sonderwege
Medizinprodukte gehen ihren eigenen Weg. Die EU-Medizinprodukteverordnung 2017/745 schreibt eine eindeutige Produktidentifikation vor, die UDI. Sie besteht aus zwei Teilen (MDR 2017/745): der UDI-DI für das Produktmodell und der UDI-PI für die Produktion. Losnummer, Seriennummer, Software-Identifikation und Verfallsdatum sind Teil der UDI-PI, sobald sie auf der Kennzeichnung stehen. Für einen Shop bedeutet das, dass die Seriennummer nicht lose neben der Artikelnummer steht, sondern in einer festgelegten Struktur mit ihr verbunden ist. Wer diese Struktur erst im Ausgabetemplate zusammensetzt, hat sie nicht.
Batterien bekommen ab dem 18. Februar 2027 (Batterieverordnung 2023/1542) einen digitalen Batteriepass, und zwar für LV-Batterien, Industriebatterien mit einer Kapazität von mehr als 2 kWh (Batterieverordnung 2023/1542) und Elektrofahrzeugbatterien. Der Pass enthält Angaben zum Batteriemodell und Angaben zur einzelnen Batterie, ist also ohne Seriennummer nicht denkbar. Unabhängig davon verlangt dieselbe Verordnung schon heute, dass in Verkehr gebrachte Batterien eine Modellkennung und eine Chargen- oder Seriennummer tragen. Wer Batterien im Sortiment führt, sollte die Serienführung deshalb nicht als Sonderfall behandeln, sondern als kommenden Regelfall. Die Nähe zum digitalen Produktpass der ESPR liegt auf der Hand.
Drei Regelwerke, ein Datenfeld
Retouren, Gewährleistung und die Nummer am Stück
Bei Retouren zeigt sich, ob die Seriennummer wirklich am Stück hängt. Kommt ein Gerät zurück, muss die Prüfung feststellen können, ob es aus dieser Lieferung stammt. Ohne Seriennummer ist das eine Vertrauensfrage. Mit Seriennummer ist es eine Abfrage. Teuer wird der Unterschied in dem Moment, in dem ein Gerät zurückkommt, das gar nicht über den eigenen Shop verkauft wurde. Eine Middleware zwischen Shop und ERP kann diese Prüfung übernehmen, bevor die Rücksendung überhaupt angelegt wird.
Auch die Fristen sprechen für die Nummer am Stück. Ansprüche wegen eines Mangels verjähren nach dem BGB im Regelfall in zwei Jahren (BGB), gerechnet ab Ablieferung der Sache. Wer kurz vor Ablauf dieser Frist belegen will, wann welches Gerät geliefert wurde, braucht die Zuordnung von damals und nicht die Erinnerung von heute. Das gilt für den Verkäufer wie für den Käufer, und es ist ein gutes Argument dafür, die Seriennummer im Kundenkonto sichtbar zu machen, statt sie nur in der Datenbank zu führen.
Wie lange die Daten bleiben müssen
Die Frage nach der Aufbewahrung hat keine einheitliche Antwort. Handels- und steuerrechtliche Pflichten greifen für Belege, produktrechtliche Pflichten für technische Unterlagen, und die Verjährung setzt eine dritte Frist. Praktisch heißt das: Die Verknüpfung zwischen Auftragsposition und Nummer gehört in die revisionssichere Ablage und nicht in ein Protokoll, das nach wenigen Wochen rotiert. Wer die Schnittstelle beschreibt, sollte diese Verknüpfung ausdrücklich in die Verfahrensdokumentation aufnehmen, damit später nachvollziehbar bleibt, welches System die Nummer erzeugt hat und welches sie nur gespiegelt hat.
Umsetzung in acht Schritten
- Artikelstamm klären: Welche Artikel sind chargenpflichtig, welche seriennummernpflichtig, welche keines von beidem?
- Bestandsschnittstelle erweitern: Summe an den Shop, Aufteilung je Charge im ERP behalten.
- Feldlängen setzen: 20 Zeichen alphanumerisch für Charge und Seriennummer, sechs Ziffern für das Verfallsdatum.
- Rückmeldeweg bauen: Das ERP ergänzt die Auftragsposition nach dem Kommissionieren, nicht davor.
- Belege ergänzen: Lieferschein, Rechnung und Kundenkonto zeigen die Nummer je Position.
- Retoure verdrahten: Die Rückgabe wählt aus vorhandenen Seriennummern aus, statt Freitext zuzulassen.
- Auskunft testen: Eine Abfrage beantwortet in beide Richtungen, woher eine Charge kam und wohin sie ging.
- Aufbewahrung festlegen: Die Verknüpfung bleibt so lange erhalten wie die längste einschlägige Frist.
Die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln und Futtermitteln, von der Lebensmittelgewinnung dienenden Tieren und allen sonstigen Stoffen, die dazu bestimmt sind oder von denen erwartet werden kann, dass sie in einem Lebensmittel oder Futtermittel verarbeitet werden, ist in allen Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen sicherzustellen.
Quellen und Studien