DATEV-Anbindung für Onlineshops: vom Kauf zum Buchungssatz
Wir verbinden Ihren Shop mit DATEV Unternehmen Online und DATEV Rechnungswesen: Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Stornos fließen automatisch und korrekt kontiert in Ihre Buchhaltung. Schluss mit manuellem Abtippen, Zuordnungsfehlern und verspätetem Monatsabschluss.
bidirektional
Echtzeit-Sync
< 6 Mon.
Amortisation ab 200 Belegen (Projekterfahrung)
0
Doppelerfassung im DATEV-Export
50+
Integrationsprojekte (Projekterfahrung)
Festpreis · netto zzgl. USt.
- Setup-Festpreis statt offener Aufwandsschätzung
- Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Stornos automatisch übergeben
- Regelbasierte Kontierung und GoBD-konforme Archivierung
- DATEV Unternehmen Online oder DATEV Rechnungswesen
Umfangreiche Multi-Channel-Szenarien mit Marktplatz-Belegen, OSS-Verfahren und Payment-Reconciliation liegen im oberen vierstelligen Bereich. Erweiterungen nach Aufwand 990 € pro Projekttag (Stundensatz 119 €). Die DATEV-Export-Lizenz eines Drittanbieters (ab ca. 39 € pro Monat) weisen wir transparent und getrennt aus. Alle Preise netto zzgl. USt. Der Projekttag ist ein Paketpreis für einen reservierten Arbeitstag und damit bewusst kein Vielfaches des Stundensatzes — die Herleitung steht auf der Preisübersicht.
Die Buchhaltungsanbindung ist der Bereich, in dem sich die Investition in eine professionelle Schnittstelle am schnellsten bezahlt macht. Jede manuell erfasste Rechnung kostet Zeit, birgt Fehlerrisiken und verzögert den Monatsabschluss. Unsere DATEV-Integrationen automatisieren den gesamten Belegfluss vom Auftragseingang im Shop bis zum fertigen Buchungssatz in der Finanzbuchhaltung. Das entlastet Ihre Buchhaltung, beschleunigt den Jahresabschluss und reduziert die Abstimmungsaufwände mit Ihrem Steuerberater erheblich.
Die DATEV-Anbindung ist meist ein Baustein in einer größeren Systemlandschaft. Kommen die Belege aus SAP, greift die SAP-Integration; bei Microsoft-Systemen die Dynamics 365 Shop-Integration; arbeiten Sie mit JTL oder Lexware, sind die JTL-Wawi Shop-Anbindung und die Lexware-Anbindung die passenden Wege. Fließen Zahlungen aus mehreren Zahlarten ein, koppeln wir die Zahlungsanbindung direkt an den Belegfluss, und bei vielen Quellsystemen bündelt eine Middleware die Datenströme. Einen Überblick über alle Bausteine gibt die Seite Leistungen.
Eine Shop-Bestellung wird zum fertigen Buchungssatz
Was unsere DATEV-Anbindung für Ihren E-Commerce leistet
Eine professionelle DATEV-Anbindung umfasst weit mehr als den Export einer CSV-Datei. Wir implementieren eine durchgängige Automatisierungskette, die jeden relevanten Geschäftsvorfall im Shop erfasst, korrekt kontiert und an DATEV übergibt. Die folgenden sechs Funktionsbereiche bilden den Kern unserer DATEV-Integrationslösung.
Rechnungsübergabe
Ausgangsrechnungen werden automatisch aus dem Shop oder ERP an DATEV übergeben. Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge und Steuersätze werden im DATEV-kompatiblen Format übertragen. Belege als PDF werden direkt verknüpft.
Gutschriften und Stornos
Teilgutschriften, Vollgutschriften und Stornierungen werden als eigenständige Buchungsbelege an DATEV übergeben. Die Verknüpfung zur Originalrechnung bleibt erhalten, sodass Ihr Steuerberater die Zusammenhänge nachvollziehen kann.
Automatische Kontierung
Erlöskonten, Steuerschlüssel und Kostenstellen werden regelbasiert zugewiesen. Die Kontierungsregeln bilden Ihre individuelle Kontenstruktur ab: nach Produktgruppen, Kundentypen, Steuerzonen oder Vertriebskanälen.
GoBD-Archivierung
Alle Belege werden revisionssicher archiviert. Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit der Belegkette sind gewährleistet. Die Archivierung erfüllt die Anforderungen der GoBD und ist für Betriebsprüfungen vorbereitet.
Zahlungsabgleich
Zahlungseingänge aus dem Shop werden den offenen Posten in DATEV zugeordnet. Teilzahlungen, Überzahlungen und Skontobuchungen werden automatisch verarbeitet und korrekt kontiert.
Internationale Steuern
Innergemeinschaftliche Lieferungen, Drittlandgeschäfte und Reverse-Charge-Szenarien werden korrekt erkannt und mit den richtigen Steuerschlüsseln an DATEV übergeben. Länderspezifische Steuersätze werden automatisch zugeordnet.
DATEV Unternehmen Online vs. DATEV Rechnungswesen
Je nachdem, ob Ihre Buchhaltung intern oder durch einen Steuerberater erfolgt, nutzen Sie unterschiedliche DATEV-Produkte. Unsere Integration unterstützt beide Szenarien und kann auch bei einem Wechsel zwischen den Produkten ohne grundlegende Umstellung weiterarbeiten.
| Merkmal | DATEV Unternehmen Online | DATEV Rechnungswesen |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Unternehmen mit Steuerberater | Unternehmen mit eigener Buchhaltung |
| Belegübergabe | Über DATEV-Schnittstelle oder API | Über Buchungsstapel oder DATEV-Connect |
| Kontierung | Vorkontierung durch Schnittstelle, Endkontierung durch Steuerberater | Vollständige Kontierung durch Schnittstelle |
| Belegarchivierung | In DATEV-Cloud | Lokale oder Cloud-Archivierung |
| Zahlungsabgleich | Über Bankverbindung in DATEV | Über OP-Verwaltung in Rechnungswesen |
Kontierungslogik: Von der Bestellposition zum Buchungssatz
Die Qualität einer DATEV-Anbindung steht und fällt mit der Kontierungslogik. Eine Bestellung im Online-Shop kann Positionen aus verschiedenen Warengruppen, mit unterschiedlichen Steuersätzen und aus verschiedenen Erlöskategorien enthalten. Jede Position muss dem richtigen Erlöskonto, dem korrekten Steuerschlüssel und der passenden Kostenstelle zugeordnet werden. Bei internationalen Kunden kommen weitere Dimensionen hinzu: innergemeinschaftliche Lieferungen (USt-IdNr. vorhanden und verifiziert), Drittlandgeschäfte, Konsignationsware oder Reverse-Charge-Verfahren.
Vier Regelebenen führen zum sauberen Buchungssatz
Wir implementieren die Kontierung nicht als starre Zuordnungstabelle, sondern als geschichtetes Regelwerk. Die Warengruppe bestimmt das Erlöskonto, Kundentyp und Lieferland bestimmen den Steuerschlüssel, der Vertriebskanal bestimmt die Kostenstelle, und über allem liegt die GoBD-Ebene mit Beleg-PDF und Prüfsumme. Jede Ebene ist einzeln konfigurierbar und gemeinsam mit Ihrem Steuerberater in einer Konfigurationsmatrix dokumentiert. So bleibt die Logik nachvollziehbar, auch wenn neue Produktgruppen, Steuerzonen oder Kanäle hinzukommen.
Die Regeln werden gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Steuerberater definiert und in einer Konfigurationsmatrix dokumentiert. Typische Regelparameter sind: Warengruppe, Kundentyp (Inland, EU, Drittland), Lieferart, Vertriebskanal und Zahlungsbedingung. Das Ergebnis: Ihr Steuerberater erhält saubere Buchungsstapel, die ohne Nachfragen importiert werden können.
GoBD-Konformität: Was die Schnittstelle leisten muss
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) stellen klare Anforderungen an digitale Belegflüsse. Unsere DATEV-Integration erfüllt diese Anforderungen: Unveränderbarkeit der übertragenen Belege durch digitale Signaturen und Prüfsummen, lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Verarbeitungsschritte durch detaillierte Protokollierung und Vollständigkeit der Belegkette von der Bestellung über die Rechnung bis zur Zahlung.
Darüber hinaus implementieren wir eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie die Daten vom Shop in die Buchhaltung gelangen, welche Transformationen dabei stattfinden und welche Kontrollen die Richtigkeit der Übertragung sicherstellen. Diese Dokumentation ist bei Betriebsprüfungen vorlagepflichtig und wird von uns als Bestandteil jedes DATEV-Integrationsprojekts erstellt.
Typische Herausforderungen bei der DATEV-Anbindung
Die häufigste Herausforderung in unseren DATEV-Projekten ist die korrekte Steuerbehandlung bei internationalen Geschäften. Ein Online-Shop, der an Kunden in der EU und in Drittländern verkauft, muss für jeden Vorgang den richtigen Steuersatz und das korrekte Kontierungsschema anwenden. Innergemeinschaftliche Lieferungen an Unternehmen mit gültiger USt-IdNr. sind steuerfrei, aber nur wenn die USt-IdNr. verifiziert wurde. Lieferungen an Privatpersonen in der EU unterliegen seit dem One-Stop-Shop-Verfahren dem Steuersatz des Bestimmungslandes. Drittlandgeschäfte sind steuerfrei, erfordern aber den Nachweis der Ausfuhr.
Eine weitere Herausforderung sind Teillieferungen und Teilrechnungen. Wenn eine Bestellung in mehreren Lieferungen ausgeführt wird, müssen die Teilrechnungen korrekt mit der Ursprungsbestellung verknüpft und die Kontierung anteilig aufgeteilt werden. Auch Gutschriften, die sich auf einzelne Positionen einer Teilrechnung beziehen, müssen im DATEV-System korrekt zugeordnet werden. Unsere Integrationslösung handhabt diese Szenarien automatisiert und dokumentiert jeden Schritt revisionssicher.
Integration in bestehende Systemlandschaften
Die DATEV-Anbindung ist selten eine isolierte Schnittstelle. In den meisten Projekten ist sie Teil einer umfassenderen Integrationsarchitektur, die auch die ERP-Anbindung und die Shop-Plattform umfasst. Die Belege für DATEV können direkt aus dem Shop, aus dem ERP oder aus einer zentralen Middleware generiert werden. Die optimale Quelle hängt davon ab, welches System die Rechnungsstellung steuert und wo die vollständigsten Daten vorliegen.
Wenn SAP Business One oder S/4HANA als ERP-System eingesetzt wird, generiert SAP typischerweise die Rechnungen, und die DATEV-Übergabe erfolgt aus SAP heraus. In Szenarien ohne ERP oder mit einfacheren Warenwirtschaftssystemen erzeugt der Shop die Rechnungen, und unsere Integrationsschicht übernimmt die Aufbereitung und Übergabe an DATEV. In beiden Fällen stellen wir sicher, dass die Kontierung konsistent ist und alle GoBD-Anforderungen erfüllt werden.
Messbarer Nutzen der DATEV-Automatisierung
Die Rechnung hinter der Automatisierung
Manuelle Erfassung gegen automatischen Belegfluss
Der Unterschied ist nicht nur Zeit, sondern Datenqualität. Bei der manuellen Erfassung entstehen Tippfehler, falsch gesetzte Steuerschlüssel und vergessene Belege, die erst beim Abschluss oder in der Betriebsprüfung auffallen. Der automatische Belegfluss kontiert jeden Vorgang nach denselben Regeln, verknüpft den Originalbeleg und protokolliert jeden Schritt. Bei einem Volumen von 500 Belegen pro Monat entfallen so 16 bis 40 Stunden reine Erfassungszeit (Projekterfahrung) — und der Monatsabschluss liegt früher vor.
Neben der Zeitersparnis profitieren Sie von einer deutlich höheren Datenqualität. Manuelle Eingabefehler, falsch zugeordnete Steuerschlüssel und vergessene Belege gehören der Vergangenheit an. Der Monatsabschluss wird beschleunigt, weil alle Buchungsstapel zeitnah und vollständig vorliegen. Und bei Betriebsprüfungen können Sie eine lückenlose, maschinell erstellte Belegkette vorweisen, die hohen Compliance-Anforderungen genügt. Fordern Sie eine unverbindliche Einschätzung Ihres DATEV-Integrationsprojekts an.
Was eine DATEV-Anbindung kostet
Wer ein Budget freigeben muss, braucht mehr als eine grobe Aufwandsspanne. Deshalb nennen wir für die DATEV-Anbindung einen klaren Setup-Festpreis. Der endgültige Preis hängt von Ihrem Belegvolumen, der Zahl der Steuerszenarien und Ihrer Systemlandschaft ab und steht nach einer kostenfreien Analyse verbindlich fest — ohne versteckte Posten. Laufende Drittanbieter-Lizenzen für den DATEV-Export weisen wir transparent und getrennt vom Festpreis aus.
Festpreise für Ihre DATEV-Anbindung
Alle Preise netto zzgl. USt. Jede Anbindung startet mit einer kostenfreien Analyse Ihres Belegvolumens und Ihrer Kontierung — und einem verbindlichen Setup-Festpreis.
DATEV-Setup
Der planbare Einstieg für einen Shop mit einem DATEV-Zielsystem.
- Rechnungen und Gutschriften automatisch übergeben
- Regelbasierte Kontierung: Erlöskonto, Steuerschlüssel, Kostenstelle
- GoBD-konforme Archivierung inklusive Beleg-PDF
- DATEV Unternehmen Online oder DATEV Rechnungswesen
- Test auf DATEV-Testumgebung inklusive
DATEV Komplett
Volles Automatisierungspaket für internationale und Multi-Channel-Shops.
- Zahlungsabgleich und Zuordnung offener Posten
- Internationale Steuern: OSS, Reverse-Charge, Drittland
- Payment-Provider- und Gebühren-Reconciliation
- Marktplatz-Belege und Teilrechnungen
- Historische Belegmigration bei der Ersteinrichtung
Erweiterung & Betrieb
Weiterentwicklung und laufende Pflege nach dem Go-Live.
- Stundensatz 119 € für kleine Anpassungen
- Anpassung an neue DATEV-Formate
- Monitoring der Export-Zyklen
- Quartalsweise Datenqualitäts-Reviews
- Schulung Ihres Buchhaltungsteams
Umfangreiche Multi-Channel-Szenarien mit Marktplatz-Belegen, OSS und Payment-Reconciliation liegen im oberen vierstelligen Bereich. Die DATEV-Export-Lizenz eines Drittanbieters (ab ca. 39 € pro Monat) weisen wir transparent und getrennt aus. Ein verbindlicher Festpreis folgt nach der kostenfreien Analyse. Alle Preise netto zzgl. USt.
Wie schnell rechnet sich Ihre DATEV-Anbindung?
In der kostenfreien Analyse prüfen wir Ihr Belegvolumen, Ihre Kontierung und Ihre Systemlandschaft — und nennen Ihnen einen konkreten Festpreis, bevor die Entwicklung startet.
Der technische Ablauf der DATEV-Übergabe
Die technische Umsetzung folgt einem definierten Prozess, der von der Belegerfassung im Shop über die Aufbereitung in der Integrationsschicht bis zur Übergabe an DATEV reicht.
- 1
Event-Erfassung im Shop
Eine Bestellung wird bestätigt, eine Rechnung erstellt, eine Zahlung empfangen oder eine Gutschrift ausgelöst. Jedes dieser Events triggert einen definierten Verarbeitungsprozess in der Integrationsschicht.
- 2
Aufbereitung und Kontierung
Die Kontierungsregeln werden angewendet: Erlöskonto nach Warengruppe, Steuerschlüssel nach Kundentyp und Lieferland, Kostenstelle nach Vertriebskanal. Parallel wird in das DATEV-Format mit korrekten Feldbelegungen, Datums- und Zeichenkodierungen transformiert.
- 3
Übergabe und Statusabgleich
Die Übergabe erfolgt je nach Produkt über DATEV-API, Buchungsstapel-Dateien oder DATEV-Connect. Belegbilder werden mit den Buchungssätzen verknüpft, und der Status im Shop zeigt an, welche Belege bereits übertragen wurden.
Spezialfälle in der E-Commerce-Buchhaltung
Der E-Commerce bringt Buchhaltungsszenarien mit sich, die in der klassischen Geschäftswelt selten auftreten. Stornierungen nach Warenausgang, Teilrückerstattungen, Gutschein-Einlösungen, Zahlungen über Drittanbieter-Zahlungssysteme und Gebührenverrechnungen der Payment-Provider erzeugen Buchungsvorfälle, die korrekt kontiert und an DATEV übergeben werden müssen.
Ein Beispiel: Ein Kunde bestellt drei Artikel, erhält eine Rechnung und bezahlt per SEPA-Lastschrift. Einen Artikel sendet er zurück, ein weiterer wird teilgutgeschrieben. Gleichzeitig fallen Transaktionsgebühren des Payment-Providers an. Unsere Integrationsschicht erzeugt für jeden dieser Vorfälle den korrekten Buchungssatz: Erlösbuchung für die Originalrechnung, Stornobuchung für die Retoure, Teilgutschriftbuchung, Zahlungseingangsbuchung und Gebührenbuchung. Alle Belege werden miteinander verknüpft, sodass der Geschäftsvorfall lückenlos nachvollziehbar ist.
Langfristige Wartung und Weiterentwicklung der DATEV-Anbindung
Eine DATEV-Integration ist kein einmaliges Projekt, sondern eine dauerhafte Schnittstelle, die mit den Aktualisierungen beider Systeme Schritt halten muss. DATEV aktualisiert regelmäßig Formate und Schnittstellen, Shopware CE erhält Core-Updates und Plugin-Änderungen. Unsere Wartungspakete umfassen das Monitoring der DATEV-Exportprozesse, die Anpassung an Format-Änderungen und die Weiterentwicklung bei neuen Anforderungen. Bei Shopware-Updates prüfen wir, ob die Exportprozesse weiterhin korrekt funktionieren, und passen die Integration bei Bedarf an. Quartalsweise Reviews prüfen die Datenqualität und identifizieren Optimierungspotenziale im Buchungsprozess.
Monitoring je Exportzyklus
Fehlende oder fehlerhafte Buchungsexporte führen zu Nacharbeit und verzögern Monatsabschlüsse. Unser Monitoring überwacht jeden Zyklus und alarmiert bei Anomalien, bevor sie zum Problem werden.
Team-Schulung
Wir schulen Ihre Buchhaltung im Umgang mit den Exporten: welche Daten wann übertragen werden und wie Sonderfälle wie Teillieferungen, Retouren oder Gutschriften verbucht werden.
Kombinierte Pakete
Wer neben der DATEV-Anbindung eine technische Shop-Betreuung benötigt, erhält gebündelte Wartungs- und Integrationspakete, mit minimaler Abstimmung zwischen Dienstleistern.
Projektablauf einer DATEV-Integration
Analyse und Kontierungsworkshop
In einem gemeinsamen Workshop mit Ihnen und Ihrem Steuerberater erfassen wir die Kontenstruktur, Steuerschlüssel und Kontierungsregeln. Wir dokumentieren alle Geschäftsfälle, die über den Shop abgewickelt werden, und definieren die Kontierung für jeden Typ.
Schnittstellenspezifikation
Auf Basis der Kontierungsregeln spezifizieren wir die Datenflüsse, Transformationsregeln und Formate. Die DATEV-Schnittstellenbeschreibung wird als verbindliche Grundlage für die Implementierung erstellt.
Implementierung und Test
Die Integrationsschicht wird implementiert und mit Testbelegen auf einer DATEV-Testumgebung validiert. Alle Belegtypen und Steuerszenarien werden systematisch durchgespielt. Ihr Steuerberater validiert die erzeugten Buchungssätze.
Go-Live und Validierung
Nach der Freigabe durch Ihren Steuerberater gehen wir live. In der ersten Abrechnungsperiode werden die automatisch erzeugten Buchungssätze parallel zur bisherigen manuellen Erfassung geprüft, um die Korrektheit zu verifizieren.
Regelbetrieb
Nach erfolgreicher Validierung übernimmt die automatisierte Schnittstelle den Regelbetrieb. Monitoring-Alerts informieren über Verarbeitungsfehler. Quartalsweise Reviews stellen sicher, dass die Kontierungsregeln aktuell bleiben.
Weiterentwicklung
Bei Änderungen an der Kontenstruktur, neuen Geschäftsfällen oder regulatorischen Anpassungen passen wir die Kontierungsregeln an. Alle Änderungen werden dokumentiert und in der GoBD-Verfahrensdokumentation nachgeführt.
Dieser strukturierte Projektablauf stellt sicher, dass die DATEV-Anbindung vom ersten Tag an korrekt arbeitet und auch bei steigendem Belegvolumen und neuen Geschäftsfällen zuverlässig funktioniert. Die Einbindung des Steuerberaters in den Validierungsprozess eliminiert das Risiko von Kontierungsfehlern, die erst bei der Betriebsprüfung auffallen würden.
Häufig gestellte Fragen zur DATEV-Anbindung
Die buchhalterischen Details vertiefen wir im Blog: DATEV-Anbindung im E-Commerce beschreibt den automatisierten Belegfluss, E-Rechnungspflicht 2027 ordnet die kommenden Formatpflichten ein, und GoBD-Verfahrensdokumentation zeigt, was eine Schnittstelle für die Betriebsprüfung dokumentieren muss.
Drei Wege, Belege in die Buchhaltung zu bekommen
Alle drei Varianten sind verbreitet. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie viel Nacharbeit im Monatsabschluss übrig bleibt.
Sammlung als PDF an die Kanzlei
- Kein Projektaufwand, funktioniert ab dem ersten Beleg
- Vollständige Kontrolle über jeden übergebenen Beleg
- Die Kontierung entsteht erst in der Kanzlei, Rückfragen häufen sich
- Zahlungseingänge werden getrennt und manuell zugeordnet
- Der Monatsabschluss hängt an der Vollständigkeit der Sammlung
Standard-Exportmodul
- Erzeugt ein einlesbares Belegformat ohne Entwicklungsprojekt
- Deckt einfache Fälle mit einem Steuersatz zuverlässig ab
- Laufende Lizenzkosten, die wir immer getrennt ausweisen
- Eigene Kontierungsregeln lassen sich nur begrenzt hinterlegen
- Marktplatz-Belege, Teilrechnungen und OSS-Fälle bleiben Handarbeit
Regelbasierte Beleganbindung
- Erlöskonto, Steuerschlüssel und Kostenstelle sind je Fall hinterlegt
- Gutschriften, Stornos und Zahlungen laufen denselben Weg
- GoBD-konforme Archivierung des Belegs inklusive
- Setup-Festpreis ab 1.490 € netto nach kostenfreier Analyse
- Die Kontierungsregeln müssen einmal sauber abgestimmt werden
Typische Ausgangslagen in der Buchhaltung
Illustrative Szenarien aus typischen Projektverläufen (Projekterfahrung), anonymisiert und ohne Kundenangaben.