ERP-Integration, die die Lebensmittelbranche versteht

Lebensmittelhändler und Getränkevertriebe, die Online-Kanäle erschließen oder B2B-Bestellplattformen für Gastronomie und Einzelhandel betreiben, stehen vor einem spezifischen Integrationsproblem: Das ERP führt Bestände nicht nur nach Menge, sondern nach Charge und Verfallsdatum. Die First-Expired-First-Out-Logik (FEFO) bestimmt, welche Charge bei einer Bestellung tatsächlich entnommen wird. Der Shop muss diese Logik kennen, darf aber nicht einfach alle Chargendetails nach außen tragen – relevant für den Kunden ist die verfügbare Menge und das früheste Mindesthaltbarkeitsdatum, das er erwarten kann.

Hinzu kommen saisonale Preisschwankungen, die bei Rohstoffen wie Getreide, Früchten oder Fleisch in kurzen Intervallen auftreten. Ein Sortiment, das heute noch 800 Artikel umfasst, kann durch Ernteschwankungen oder Lieferkettenprobleme in wenigen Wochen erheblich verändert sein. Die Integration muss mit diesen Dynamiken umgehen und Produktseiten deaktivieren oder auf Alternativen hinweisen, statt veraltete Verfügbarkeiten anzuzeigen. Unsere Middleware-Lösungen bilden genau diese lebensmittelspezifischen Datenflüsse ab.

Die EU-Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) verpflichtet Online-Händler, für vorverpackte Lebensmittel vollständige Kennzeichnungsinformationen bereitzustellen. Das umfasst die Zutatenliste, die 14 Hauptallergene, Nährwertdeklarationen, Gewichts- und Mengenangaben sowie Aufbewahrungshinweise. Wer diese Informationen unvollständig oder fehlerhaft darstellt, riskiert Abmahnungen und Bußgelder. Das Problem vieler Händler: Die Informationen liegen im ERP oder PIM, werden aber manuell in den Shop übertragen – mit allen damit verbundenen Risiken für Aktualität und Vollständigkeit.

Wir synchronisieren LMIV-relevante Produktdaten vollautomatisch aus Ihrem ERP oder PIM in den Shop. Allergene werden als maschinenlesbare Flags übertragen, nicht als Freitext, damit die Shop-Oberfläche sie konsistent hervorheben und Kunden nach allergenfreien Produkten filtern können. Nährwerttabellen werden im standardisierten EU-Format dargestellt. Wenn ein Zulieferer die Rezeptur ändert und Ihr ERP die Allergeninformation aktualisiert, übernimmt der Shop die neue Information beim nächsten Synchronisationszyklus ohne manuellen Eingriff. So schließen Sie die Lücke zwischen ERP-Stammdaten und rechtssicherer Shop-Darstellung.

Im Lebensmittellager wird nicht nach Artikelnummer kommissioniert, sondern nach Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum. Die FEFO-Logik stellt sicher, dass die Ware mit dem frühesten Ablaufdatum zuerst entnommen wird. Für einen Online-Shop bedeutet das: Der angezeigte Lagerbestand muss die tatsächlich kommissionierbare Menge unter FEFO-Bedingungen widerspiegeln. Wenn ein Artikel zwar 500 Einheiten auf Lager hat, davon aber 200 bereits unter der Mindestrestlaufzeit liegen, darf der Shop maximal 300 Einheiten als kurzfristig lieferbar anzeigen.

Unsere Integrationslösung verbindet sich mit dem Lagerverwaltungssystem und liest Chargendaten, MHD-Angaben und FEFO-Reservierungen aus. Der Shop erhält einen konsolidierten Bestandswert, der die tatsächlich verkaufbare Menge unter Berücksichtigung aller Restlaufzeitregeln ausweist. Ändern sich die Regeln – etwa weil ein Großkunde eine Mindestrestlaufzeit von 60 Tagen verlangt – wird diese Bedingung in der Middleware hinterlegt und bei der Bestandsberechnung automatisch berücksichtigt. Erfahren Sie mehr über die zugrundeliegende API-Entwicklung, die diese Datenflüsse ermöglicht.

Im Lebensmittel- und Getränkebereich begegnen uns unterschiedliche ERP-Landschaften. Große Produzenten und Händler setzen auf SAP S/4HANA oder ERP-Lösungen mit integrierter Qualitätssicherung und Chargenführung. Mittelständische Unternehmen arbeiten häufig mit Microsoft Dynamics Business Central, das über Erweiterungen für die Lebensmittelbranche verfügt, oder mit spezialisierten Warenwirtschaftssystemen wie JTL oder Lexware. Unabhängig vom eingesetzten System ist die Kernfrage dieselbe: Wie kommen Chargeninformationen, MHD-Daten und LMIV-konforme Produktattribute sicher und automatisiert in den Online-Shop?

Wir analysieren die Schnittstellen Ihres ERP-Systems und entwickeln eine Integrationslösung, die genau die Datenfelder abgreift, die für den Online-Handel relevant sind. Systeme mit REST-API werden direkt angebunden. Ältere Warenwirtschaftslösungen kommunizieren über strukturierte Dateiexporte, die unsere Middleware verarbeitet. Für SAP-basierte Umgebungen nutzen wir bewährte RFC-Verbindungen oder Business Application Programming Interfaces. Die DATEV-Integration für den Belegfluss rundet jedes Lebensmittelprojekt ab.

Ein Produktrückruf im Lebensmittelbereich ist ein Ernstfall, der schnelles und präzises Handeln erfordert. Das Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL) empfiehlt, betroffene Produkte innerhalb weniger Stunden aus dem Verkehr zu ziehen. Für einen Online-Händler bedeutet das: Die betroffene Charge muss im Shop sofort gesperrt werden, alle Kunden, die diese Charge bestellt haben, müssen identifiziert und informiert werden, und offene Bestellungen müssen storniert oder auf alternative Chargen umgebucht werden.

Unsere Integration hält jeden Bestellvorgang mit der gelieferten oder reservierten Charge verknüpft. Im Rückruffall reicht eine Chargennummer, um innerhalb von Sekunden alle betroffenen Bestellungen der letzten Monate aufzulisten. Der Recall-Workflow sperrt die Charge im Shop, setzt betroffene Artikel auf "nicht verfügbar", generiert eine Benachrichtigungsliste und löst bei Bedarf automatische E-Mails an betroffene Kunden aus. Die gesamte Rückverfolgungskette ist dokumentiert und für behördliche Anfragen aufbereitbar.

Viele Lebensmittelproduzenten und -händler erschließen B2B-Kanäle für Restaurants, Caterer, Kantinen und den organisierten Lebensmitteleinzelhandel. Diese Kunden stellen eigene Anforderungen: Sie benötigen spezifische Gebindegrößen, die nicht für den Endverbraucher gedacht sind, sie haben Rahmenverträge mit vereinbarten Konditionen, und sie erwarten eine Wiederbestellfunktion, die auf ihren üblichen Bestellmengen basiert. Außerdem sind für Gastronomiekunden Nährwertangaben und Allergeninformationen besonders relevant, da sie diese für ihre eigenen Speisekarten und Allergenkennzeichnungen benötigen.

Wir entwickeln B2B-Bestellplattformen auf Basis von Shopware Community Edition, die diese Besonderheiten abbilden. Kundengruppen steuern, welche Gebindegrößen sichtbar sind und welche Preiskonditionen gelten. Die Warenwirtschaftsanbindung stellt sicher, dass Gastronomiekunden immer die tagesaktuelle Verfügbarkeit sehen und Bestellungen direkt als Aufträge im ERP landen – ohne manuelle Erfassung im Innendienst. Die Allergen- und Nährwertdaten können auf Wunsch maschinenlesbar exportiert werden, damit Restaurantkunden sie in ihre eigenen Systeme übernehmen können. Weitere Integrationsdetails finden Sie unter Warenwirtschaft-Anbindung.

Im Lebensmittelhandel ist die korrekte Handhabung von Mengeneinheiten und Gebindegrößen geschäftskritisch. Ein Produkt kann gleichzeitig in der Einzelpackung (200g), im Verkaufskarton (12 Stück), im Großkarton (48 Stück) und auf der Palette (240 Stück) geführt werden, mit jeweils unterschiedlichen Preiseinheiten und EAN-Codes. Das ERP führt alle Ebenen der Verpackungshierarchie, und der Shop muss diese Struktur für den jeweiligen Kundentyp korrekt abbilden: Endverbraucher sehen die Einzelpackung, Gastronomie den Verkaufskarton, Großküchen die Palette.

Unsere Integration bildet mehrstufige Verpackungshierarchien vollständig ab. Jede Verpackungsebene hat ihre eigene EAN, ihren eigenen Preis und ihre eigene Mindestbestellmenge. Die Sichtbarkeit der Verpackungsebenen wird über Kundengruppen gesteuert: Ein Endkunden-Shop zeigt nur die Einzelpackung, ein B2B-Portal für Gastronomie zeigt Karton und Palette mit entsprechenden Staffelpreisen. Wenn das ERP eine neue Gebindegröße einführt, übernimmt der Shop diese automatisch ohne manuellen Eingriff. Auch die Marktplatz-Anbindung profitiert von dieser sauberen Gebindestruktur.

Im Lebensmittel- und Getränkehandel ändert sich das regulatorische Umfeld regelmäßig. Neue Kennzeichnungspflichten, aktualisierte Allergen-Klassifikationen oder veränderte Herkunftsnachweisanforderungen müssen in der Integration berücksichtigt werden. Unsere Wartungspakete umfassen die zeitnahe Anpassung an regulatorische Änderungen, proaktives Monitoring aller Synchronisationsprozesse und quartalsweise Reviews der Datenqualität. Durch automatisierte Contract-Tests erkennen wir Breaking Changes an ERP-Schnittstellen frühzeitig.

Besonders wichtig ist in dieser Branche die kontinuierliche Überwachung der Datenqualität: Fehlende Allergeninformationen oder unvollständige LMIV-Daten fallen nicht sofort auf, können aber im Ernstfall rechtliche Konsequenzen haben. Unser Monitoring prüft bei jedem Synchronisationszyklus, ob alle Pflichtfelder befüllt sind und meldet Lücken proaktiv an Ihr Team. So bleibt Ihre Integration nicht nur technisch stabil, sondern auch dauerhaft compliant. Sprechen Sie uns auf Langzeitbetreuung für Ihre Branchenlösung an.