Ein Industriekunde schließt einen Rahmenvertrag über 500 Stück eines Bauteils zu einem festen Preis und ruft die Menge über zwölf Monate in Teilen ab. Für seinen Einkauf ist das ein Vorgang. Für den Shop sind es bis zu zwanzig Aufträge, die auf dieselbe Kontraktposition zeigen, denselben Preis tragen und die Restmenge Schritt für Schritt abtragen müssen. Dieser Artikel beschreibt, wie Rahmenvertrag und Abruf zwischen Shop, Middleware und Warenwirtschaft abgebildet werden: welches Datenmodell trägt, wie die Restmenge fortgeschrieben und reserviert wird, woran ein Abruf dem richtigen Vertrag zugeordnet wird und wie Vertrags- und Abrufnummer zurück in Lieferschein und Rechnung kommen. Wer ERP und Shop im Großhandel verbindet, entscheidet an dieser Stelle, ob der Onlinekanal den Vertrag bedient oder ihn umgeht.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Rahmenvertrag ist im Datenmodell kein Auftrag, sondern ein Kopf mit Positionen, aus dem Aufträge entstehen: Kontraktmenge, Kontraktpreis und Laufzeit stehen am Vertrag, die abgerufene Menge am Abruf.
- Die Codeliste UNTDID 1001 trennt beides sauber: Code 221 steht für die Rahmenbestellung, Code 226 für den Abruf, der geteilte Mengen und Liefertermine zu einer vorangehenden Rahmenbestellung nennt (OpenPeppol).
- Die Restmenge je Kontraktposition ist der Schlüsselwert. Sie gehört in die Middleware, wird aus Auftrags- und Lieferereignissen fortgeschrieben und macht sichtbar, wenn mehr abgerufen wird als vereinbart.
- Der Kontraktpreis gilt vor dem Listenpreis, solange die Laufzeit den gewünschten Liefertermin deckt – die Preisfindung braucht deshalb den Termin, nicht nur Artikel und Kunde.
- Ist eine Zeit für die Leistung weder bestimmt noch aus den Umständen zu entnehmen, kann der Gläubiger sie sofort verlangen (§ 271 BGB, Bundesministerium der Justiz). Ein Vertrag ohne Terminregel verschiebt das Risiko auf den Lieferanten.
- Vertragsreferenz und Bestellreferenz sind in der elektronischen Rechnung eigene Felder (OpenPeppol) – der Rückweg des Abrufs in den Beleg ist damit vorgesehen und muss nur befüllt werden.
Was ein Rahmenvertrag im Shop bedeutet
Ein Rahmenvertrag hält fest, welche Menge ein Kunde über einen Zeitraum abnimmt und zu welchem Preis. Er ist selbst kein Auftrag: Es bewegt sich keine Ware und es entsteht keine Rechnung, solange nichts abgerufen wird. Erst der Abruf – im Einkauf je nach Haus Kontraktabruf, Lieferabruf oder Teilabruf genannt – erzeugt einen Auftrag mit Menge, Termin und Lieferadresse. Diese Zweiteilung ist der Kern der Aufgabe. Der Shop muss zwei Objekte kennen, die sich unterschiedlich verhalten: einen langlebigen Vertrag, der sich selten ändert, und viele kurzlebige Abrufe, die sich täglich ändern. Wer beides in ein einziges Auftragsformular presst, verliert entweder den Preis oder die Restmenge.
Wie stark dieser Vorgang über elektronische Kanäle läuft, lässt sich an zwei Größen ablesen. Fast die Hälfte der Industriebetriebe mit E-Commerce in der EU nimmt Bestellungen über EDI entgegen: 46,04 Prozent (Eurostat, EU-Wert für das Berichtsjahr 2024) – dort kommen Rahmenbestellungen und Abrufe seit Jahren maschinell an, mit eigenen Nachrichtentypen und eigenen Codes. Über Onlineshops und Marktplätze setzten Großhandel und Hersteller in Deutschland 2024 509 Milliarden Euro (ECC KÖLN) um. Der Shop ist damit kein Nebenkanal, sondern eine zweite Tür zu denselben Verträgen. Steht diese Tür offen, ohne dass dahinter der Vertrag bekannt ist, entstehen Aufträge zum Listenpreis, die die Auftragsabwicklung hinterher von Hand korrigiert – und der Kunde lernt, den Kanal zu meiden.
Preis und Menge sind verhandelt
Der Kunde hat einen Preis für eine Gesamtmenge zugesagt bekommen und erwartet ihn bei jedem Abruf. Ein Listenpreis im Warenkorb ist an dieser Stelle kein Schönheitsfehler, sondern der Grund, warum der Einkauf zum Telefon greift statt zum Shop.
Der Bedarf verteilt sich über die Zeit
Produktion und Bauvorhaben rufen ab, wenn sie die Ware brauchen. Der Vertrag deckt den Zeitraum, der einzelne Abruf nennt den Termin. Zu jeder Kontraktposition gehört deshalb eine Laufzeit und zu jedem Abruf ein Wunschtermin.
Die Menge ist begrenzt
Was über die Kontraktmenge hinausgeht, ist kein Abruf mehr, sondern eine Bestellung zu anderen Konditionen. Ohne geführte Restmenge fällt das erst auf, wenn die Rechnung im Einkauf des Kunden geprüft wird – oder wenn die Bestandssynchronisation über mehrere Lager reservierte Mengen zweimal vergibt.
Das Datenmodell: Vertrag, Position, Abruf
Drei Ebenen reichen aus. Der Vertragskopf trägt Vertragsnummer, Kunde, Laufzeit von und bis, Währung, Zahlungsbedingung und einen Status. Die Kontraktposition trägt Artikel, Mengeneinheit, Kontraktmenge, Kontraktpreis, Preiseinheit und eine eigene Laufzeit, falls sie von der des Kopfes abweicht. Der Abruf ist ein normaler Auftrag mit zwei zusätzlichen Feldern je Zeile: der Vertragsnummer und der Nummer der Kontraktposition, aus der die Menge stammt. Alles Weitere – Lieferadresse, Versandart, Termin – gehört zum Abruf, nicht zum Vertrag. Wer die Lieferadresse am Vertrag festnagelt, kann später keinen Abruf an eine Baustelle schicken.
Die Frage, wo diese Daten geführt werden, entscheidet über den Aufwand. Der Vertrag entsteht in der Warenwirtschaft, weil dort verhandelt und freigegeben wird. Der Shop braucht davon eine Lesekopie: Kontraktmenge, Preis, Laufzeit und Restmenge je Position, gefiltert auf den angemeldeten Kunden. Die abgerufene Menge dagegen entsteht im Shop und wird in die Warenwirtschaft geschrieben. Damit läuft der Wert in beide Richtungen, und genau dafür ist eine Middleware da: Sie hält die Restmenge als eigenen, fortgeschriebenen Bestand und beantwortet die Frage „Wie viel darf dieser Kunde jetzt noch abrufen?“ ohne einen synchronen Aufruf ins ERP.
Die Vertragsnummer gehört an die Auftragszeile, nicht an den Auftragskopf
contract_no, contract_line_no und price_source mit den Werten contract, list und manual. Dasselbe Muster trägt die Suche über Kundenartikelnummern im B2B-Shop: Die Zeile weiß, woher ihr Wert stammt, und der Beleg kann es später ausweisen.Die Restmenge fortschreiben und reservieren
Die Restmenge ist keine gespeicherte Zahl, die man überschreibt, sondern das Ergebnis einer Rechnung: Kontraktmenge minus abgerufene Menge minus reservierte Menge. Der Unterschied ist wichtig. Wer den Wert überschreibt, verliert bei jedem Fehlversuch die Historie und kann nach einer Störung nicht mehr rekonstruieren, welcher Abruf welchen Anteil verbraucht hat. Wer ihn aus Ereignissen berechnet, kann jederzeit nachzählen und findet Abweichungen, statt sie zu erben. Jedes Ereignis trägt Zeitpunkt, Menge, Vorzeichen und den auslösenden Beleg.
Zwischen Abruf und Lieferung liegt ein Zustand, den viele Modelle übersehen: die Reservierung. Legt der Kunde einen Abruf in den Warenkorb und geht durch die Freigabe seines Einkaufs, ist die Menge weder frei noch verbraucht. Ohne Reservierung kann ein zweiter Besteller desselben Kunden dieselbe Restmenge gleichzeitig abrufen, und beide Aufträge laufen durch. Eine Reservierung mit Verfallszeit – üblich sind Minuten bis wenige Stunden – schließt diese Lücke, ohne den Vertrag zu blockieren. Dasselbe Denken steckt hinter der Belegkette bei Teillieferungen und Teilrechnungen: Nicht der Endzustand wird gespeichert, sondern der Weg dorthin.
- Kontraktmenge – die vereinbarte Gesamtmenge je Position in der Mengeneinheit des Vertrags. Sie ändert sich nur durch eine Vertragsänderung, die als eigenes Ereignis geführt wird.
- Abgerufene Menge – die Summe aller bestätigten Abrufe. Ein stornierter Abruf wird durch ein Gegenereignis zurückgenommen, nicht durch Überschreiben der Summe.
- Reservierte Menge – Mengen aus Warenkörben und aus Abrufen, die auf eine Freigabe warten. Sie tragen eine Verfallszeit und verschwinden von selbst, wenn der Abruf ausbleibt.
- Gelieferte Menge – die Summe aus den Lieferereignissen der Warenwirtschaft. Sie kann hinter der abgerufenen Menge zurückbleiben, ohne dass etwas falsch ist.
- Berechnete Menge – die Summe aus den Rechnungen. Weicht sie dauerhaft von der gelieferten Menge ab, fehlt entweder eine Rechnung oder ein Lieferschein.
- Offene Menge – Kontraktmenge minus abgerufene minus reservierte Menge. Das ist der Wert, den der Kunde im Konto sieht und den die Preisfindung prüft.
Den Abruf dem richtigen Vertrag zuordnen
Sobald ein Kunde mehr als einen offenen Vertrag zu einem Artikel hat, wird die Zuordnung zur eigentlichen Aufgabe. Zwei Verträge über denselben Artikel entstehen regelmäßig: einer aus einer Jahresvereinbarung, einer aus einem Projekt mit eigener Kalkulation und eigener Kostenstelle. Eine automatische Auswahl nach dem günstigsten Preis ist hier die falsche Regel, weil sie das Projektbudget des Kunden verfälscht. Die belastbare Regel lautet: Der Abruf nennt den Vertrag. Der Shop bietet die passenden Verträge zur Auswahl an, mit Restmenge, Preis und Laufzeit als Entscheidungshilfe, und schreibt die Wahl in die Auftragszeile.
Für den maschinellen Weg ist die Zuordnung schon vorgesehen. Die Codeliste UNTDID 1001 kennt den Code 221 für die Rahmenbestellung und den Code 226 für den Abruf, der geteilte Mengen und Liefertermine zu einer vorangehenden Rahmenbestellung liefert (OpenPeppol). Beide Codes stehen in derselben Liste, aus der auch die Bestellarten der EDI-Strecke stammen; wer eine EDI-Anbindung über EDIFACT betreibt, findet dort dieselbe Trennung wieder. Der Shop sollte denselben Codewert setzen wie die EDI-Strecke, damit die Warenwirtschaft nicht zwei Wege für denselben Vorgang pflegen muss.
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</Order>Drei Dinge fallen an diesem Beispiel auf. Erstens steht die Vertragsnummer als eigene Referenz im Kopf, nicht als Freitext im Kommentarfeld – nur so kann die Gegenseite sie maschinell auswerten. Zweitens trägt die Zeile die Nummer der Kontraktposition, nicht nur den Artikel; bei Verträgen mit Staffeln über mehrere Zeilen desselben Artikels ist das der einzige eindeutige Bezug. Drittens steht die Mengeneinheit als Code an der Menge. Wer Gebinde verkauft, führt die Kontraktmenge in derselben Einheit wie den Abruf oder rechnet sauber um; die Fallstricke dabei stehen in der Betrachtung zu Mengeneinheiten und Gebinden.
Reihenfolge ist keine Zuordnung
Preis und Laufzeit bei jedem Abruf prüfen
Der Kontraktpreis gilt vor dem Listenpreis und vor der kundenindividuellen Preisliste, solange Menge und Laufzeit gedeckt sind. In der Praxis heißt das: Die Preisfindung bekommt vier Eingaben statt zwei – Kunde, Artikel, Menge und Termin. Der Termin ist die Eingabe, die am häufigsten fehlt. Wird gegen das Bestelldatum geprüft statt gegen den Wunschtermin, geht am letzten Tag der Laufzeit ein Abruf zum Kontraktpreis durch, dessen Lieferung drei Wochen nach Vertragsende erfolgt. Die Reihenfolge der Preisquellen gehört dokumentiert und getestet; wie die Quellen zusammenspielen, beschreibt der Artikel zur Preissynchronisation aus dem ERP.
Bei der Laufzeitprüfung lohnt ein Blick auf die Zeitzone. Ein Vertrag, der am 30. September endet, endet in der Regel am Ende dieses Tages in der Zeitzone des Verkäufers. Wird die Grenze als Zeitstempel in UTC geführt und der Abruf am Abend des 30. September aus einer anderen Zone gestellt, kann derselbe Vorgang je nach Rechner innerhalb oder außerhalb der Laufzeit liegen. Vertragsgrenzen gehören deshalb als Datum geführt und mit einer festen Regel in einen Zeitpunkt umgerechnet – die gleiche Sorgfalt, die auch bei der Zeitumstellung in ERP-Schnittstellen nötig ist.
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}Der Abruf im Kundenkonto
Ein digitales Kundenportal betreiben 78 Prozent (ECC KÖLN) der Hersteller und Großhändler mit Onlineshop, und 84 Prozent (ECC KÖLN) der befragten Beschaffenden aus Industrieunternehmen halten das gesamte Tagesgeschäft im Einkauf für digitalisierbar. Der Rahmenvertrag ist genau der Vorgang, an dem sich das entscheidet: Er ist zu selten für eine Gewöhnung und zu wichtig für einen Anruf. Im Konto braucht der Einkäufer deshalb nicht die Vertragsurkunde, sondern sechs Werte je Position – und einen Knopf, der daraus einen Abruf macht. Denselben Anspruch stellt der Auftragsstatus live aus dem ERP: sichtbar machen, was ohnehin im System steht.
- Kontraktmenge, abgerufene Menge und Restmenge je Position, in der Einheit des Vertrags und mit dem Stand der letzten Aktualisierung.
- Der Kontraktpreis je Position mit Preiseinheit und Währung, sichtbar neben dem Listenpreis, damit der Vorteil erkennbar bleibt.
- Die Laufzeit mit Enddatum und ein Hinweis, wenn weniger als 60 Tage verbleiben – das ist der Zeitpunkt, an dem der Einkauf handeln kann.
- Die Liste der bisherigen Abrufe mit Datum, Menge, Auftragsnummer und Status, verlinkt auf Lieferschein und Rechnung.
- Ein Abrufformular, das nur Menge, Wunschtermin und Lieferstelle abfragt, weil Artikel und Preis aus dem Vertrag kommen.
- Eine Warnung, sobald die gewünschte Menge die Restmenge übersteigt, mit der Angabe, welche Menge noch zum Kontraktpreis geht.
Zwei Grenzen, die zusammen geprüft werden
Der Rückweg in Lieferschein und Rechnung
Der Abruf ist erst dann sauber abgebildet, wenn seine Nummer im Beleg wieder auftaucht. Der Wareneingang des Kunden bucht gegen den Abruf, nicht gegen den Vertrag; die Rechnungsprüfung gleicht Preis und Menge gegen den Abruf ab. Fehlt die Nummer, wird der Beleg von Hand zugeordnet, und der Vorteil des elektronischen Kanals ist beim Empfänger wieder verbraucht. Praktisch heißt das: Vertragsnummer und Abrufnummer gehen mit der Auftragsbestätigung heraus, stehen auf dem Lieferschein und stehen in der Rechnung – im Kopf, und bei gemischten Belegen zusätzlich an der Zeile.
Die Felder dafür sind in der elektronischen Rechnung vorgesehen. Die Vertragsreferenz nennt die Kennung eines Vertrags, die Bestellreferenz die Kennung einer referenzierten Bestellung des Käufers, und daneben steht die Auftragsreferenz des Verkäufers (OpenPeppol). Damit lassen sich Vertrag und Abruf getrennt ausweisen, ohne dass eine Nummer in ein Freitextfeld ausweichen muss. Wer die Belegstrecke ohnehin anfasst, hebt diesen Schritt am günstigsten gleich mit: Die Zuordnung ist Teil derselben Feldbelegung, und wer die Schnittstelle selbst entwickelt, setzt die Referenzfelder in einem Zug.
| Fall | Was der Kunde sieht | Was die Schnittstelle liefern muss |
|---|---|---|
| Abruf innerhalb Menge und Laufzeit | Kontraktpreis, Restmenge sinkt | Vertragsnummer, Positionsnummer, Menge, Wunschtermin |
| Abruf über die Restmenge hinaus | Hinweis mit der verbleibenden Menge | Teilung in gedeckten Abruf und freie Bestellung oder Ablehnung mit Grund |
| Abruf nach Ende der Laufzeit | Listenpreis mit Hinweis auf den Vertrag | Prüfung des Wunschtermins gegen die Laufzeit, nicht des Bestelldatums |
| Mehrere offene Verträge zum Artikel | Auswahl des Vertrags im Warenkorb | Kontraktliste je Kunde und Artikel mit Restmenge, Preis und Laufzeit |
| Abruf an eine abweichende Lieferstelle | Adresse je Abruf wählbar | Prüfung gegen die im Vertrag hinterlegten Lieferstellen |
| Storno eines Abrufs | Restmenge steigt wieder | Gegenereignis mit Bezug auf den stornierten Abruf statt Überschreiben |
Steuer, Fristen und Aufbewahrung
Der Vertrag löst keine Steuer aus, der Abruf tut es. Umsatzsteuerlich entsteht die Steuer je Teilleistung, sobald für einen bestimmten Teil einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart ist (§ 13 UStG, Bundesministerium der Justiz). Ohne abweichende Vereinbarung ist der Schuldner ohnehin zu Teilleistungen nicht berechtigt (§ 266 BGB, Bundesministerium der Justiz) – der Rahmenvertrag ist genau diese Vereinbarung und gehört deshalb dokumentiert. Jede Abrufrechnung nennt den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (§ 14 Abs. 4 UStG, Bundesministerium der Justiz), und für Leistungen an andere Unternehmer läuft die Ausstellungsfrist von sechs Monaten (Bundesministerium der Justiz) je Abruf, nicht je Vertrag.
Zwei weitere Fristen betreffen die Schnittstelle unmittelbar. Wird die Ware in ein Konsignationslager beim Kunden gebracht und erst dort abgerufen, greift die Konsignationslagerregelung: Ist die Lieferung an den Erwerber nicht innerhalb von zwölf Monaten (§ 6b UStG, Bundesministerium der Justiz) nach dem Ende der Beförderung bewirkt, gilt am Tag danach ein innergemeinschaftliches Verbringen. Die Uhr je Einlagerung gehört damit in dieselbe Datenhaltung wie die Restmenge. Und handelsrechtlich läuft die Untersuchungs- und Rügepflicht je Ablieferung (§ 377 HGB, Bundesministerium der Justiz) – auch das ein Grund, warum der Beleg je Abruf und nicht je Vertrag geführt wird. Bei Gefahrstoffen kommt hinzu, dass jeder Abruf die aktuellen Daten braucht; wie sie aus dem ERP kommen, steht in der Betrachtung zu Gefahrgut- und Gefahrstoffdaten.
Was im Betrieb schiefgeht
Die häufigsten Störungen sind keine Programmfehler, sondern Modellfehler. Die Restmenge wird als Feld im Shop gepflegt und driftet gegen das ERP, weil eine Buchung ausbleibt. Ein Abruf wird storniert, das Gegenereignis fehlt, und die Restmenge bleibt zu niedrig, bis jemand den Vertrag prüft. Der Kontraktpreis liegt im Cache und überlebt eine Vertragsänderung um Stunden. Ein Vertrag läuft aus, ohne dass irgendwo eine Frist hinterlegt ist, und der erste Abruf zum Listenpreis wird zur Reklamation. Allen Fällen ist gemeinsam, dass sie geräuschlos bleiben, bis ein Kunde nachrechnet – rund 80 Prozent (ECC KÖLN) der befragten Herstellerunternehmen erwarten, dass die Industrie künftig stärker über Onlinekanäle einkauft, und mit dem Anteil steigt die Zahl derer, die nachrechnen.
Dagegen hilft eine schmale, regelmäßige Prüfung. Ein Abgleich, der einmal je Nacht die Restmenge aus den Ereignissen der Middleware gegen die Restmenge im ERP stellt, findet Drift am Tag ihres Entstehens. Zwei getrennt geführte Bestände, die einander prüfen, decken Fehler auf, die ein einzelner Bestand verbirgt. Wichtig ist, dass die Prüfung eine Ausgabe erzeugt und nicht nur einen Rückgabewert: Ein Lauf, der bei null Abweichungen schweigt, ist von einem Lauf, der gar nicht gestartet ist, nicht zu unterscheiden. Dieselbe Logik zieht sich durch die Beobachtung von Schnittstellen überhaupt – gemessen wird der Zustand, nicht die Meldung über den Zustand.
Ist eine Zeit für die Leistung weder bestimmt noch aus den Umständen zu entnehmen, so kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen, der Schuldner sie sofort bewirken.
Einführung in Schritten
Ein Rahmenvertragsmodell lässt sich in Stufen einführen, und die erste Stufe bringt bereits den größten Teil des Nutzens. Der Einstieg ist die Sichtbarkeit: Verträge und Restmengen im Kundenkonto anzeigen, ohne dass der Abruf schon online möglich ist. Das kostet eine Leseschnittstelle und beantwortet den häufigsten Anruf im Innendienst. Erst danach folgt der Abruf mit Preisfindung, dann die Reservierung, dann der Rückweg in den Beleg. Jede Stufe ist einzeln abnehmbar, und jede lässt sich rückgängig machen, ohne die vorige zu beschädigen.
- Bestand aufnehmen. Wie viele aktive Verträge gibt es, wie viele Positionen tragen sie, wie viele Kunden haben mehr als einen offenen Vertrag zum selben Artikel? Diese drei Zahlen bestimmen den Umfang.
- Lesekopie bauen. Vertragskopf, Positionen, Preis, Laufzeit und Restmenge aus dem ERP in die Middleware holen, zunächst als geplanter Abgleich, später ereignisgesteuert.
- Im Konto anzeigen. Restmenge und Kontraktpreis je Position sichtbar machen, mit Stand der letzten Aktualisierung. Ab hier sinkt die Zahl der Rückfragen messbar.
- Abruf freischalten. Abrufformular mit Menge, Wunschtermin und Lieferstelle, Prüfung gegen Restmenge und Laufzeit, Kontraktpreis in der Auftragszeile mit Herkunftskennzeichen.
- Reservierung ergänzen. Warenkorb und Freigabe binden Menge auf Zeit; ein Verfall gibt sie automatisch frei. Damit werden gleichzeitige Abrufe desselben Kunden beherrschbar.
- Rückweg schließen. Vertrags- und Abrufnummer in Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung schreiben und die Belegung der Referenzfelder gegen eine Prüfdatei testen.
Der Aufwand hängt weniger an der Zahl der Verträge als an der Zahl der Sonderregeln: Staffelpreise innerhalb eines Vertrags, Mindestabrufmengen, feste Abrufraster, abweichende Zahlungsziele je Vertrag. Jede dieser Regeln ist einzeln unkompliziert und in Summe der Grund, warum ein Rahmenvertragsmodell länger dauert als eine gewöhnliche Preisliste. Wer in der Industrie ERP und Shop verbindet, sollte die Sonderregeln früh sammeln und entscheiden, welche davon in der ersten Stufe abgebildet werden. Was dabei technisch zu klären ist, gehört in ein kurzes Vorgespräch – die Leistungen rund um die Shop-Anbindung setzen genau dort an.
Quellen und Regelwerke
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