Kundenartikelnummern im B2B-Shop suchbar machen

Im Geschäftskundenhandel hat ein Artikel selten nur eine Identität. Der Lieferant führt seine Hausnummer, weil Lager, Preisfindung und Kommissionierung daran hängen. Der Hersteller vergibt eine Typnummer, meist ergänzt um eine Europäische Artikelnummer. Und der Einkäufer führt eine dritte Nummer, weil sein Warenwirtschaftssystem den Artikel unter einem eigenen Schlüssel kennt, der zu seinen Stücklisten, Kostenstellen und Bestellvorschlägen passt. Diese dritte Nummer ist die Kundenartikelnummer. Sie ist die einzige der drei, die ein Einkäufer ohne Nachschlagen aus dem Kopf oder vom eigenen Bildschirm ablesen kann, und deshalb ist sie die, die er in das Suchfeld tippt.

Der Katalogstandard BMEcat bildet diese Dreiteilung seit Langem ab. Die Artikelnummer des Lieferanten steht dort als Pflichtfeld mit 32 Zeichen (BME e.V.) und ist laut Spezifikation für die Bestellung maßgeblich. Die Nummer des einkaufenden Unternehmens hat mit 50 Zeichen (BME e.V.) mehr Platz als die eigene und darf mehrfach belegt werden. Selbst die Warengruppe aus dem ERP des Kunden hat ein eigenes Element, wenn auch nur mit 10 Zeichen (BME e.V.). Wer diese Struktur im Shop nicht nachbaut, presst drei Nummernwelten in ein Feld und verliert die Zuordnung, sobald zwei Kunden denselben Artikel unterschiedlich benennen. Wie diese Felder aus der Warenwirtschaft in den Shop gelangen, entscheidet über die spätere Suchqualität.

Die interne Suche ist im Handel eine gemessene Schwachstelle. Mehr als die Hälfte der bewerteten Onlineshops unterstützt die Suchbedürfnisse der Nutzer nicht angemessen: 56 Prozent (Baymard Institute) fallen im Benchmark über mehr als 170 untersuchte Shops durch. Selbst die einfachste Form, die exakte Eingabe eines Produktnamens oder einer Modellnummer, bereitet 12 Prozent (Baymard Institute) der Shops Probleme. Und sobald Abkürzungen oder Sonderzeichen im Suchbegriff stehen, also genau das, was jede Artikelnummer mitbringt, hat mit 54 Prozent (Baymard Institute) mehr als jeder zweite Shop Schwierigkeiten.

Im Geschäftskundenhandel kommt eine vierte Schwierigkeit hinzu, die es im Endkundengeschäft so nicht gibt: Der gesuchte Begriff steht überhaupt nicht im Katalog. K-88 4711/2 ist kein Tippfehler und kein seltener Ausdruck, sondern eine Zeichenkette, die im Datenbestand des Lieferanten schlicht fehlt, solange niemand sie dort hinterlegt hat. Kein Synonymwörterbuch und keine Tippfehlertoleranz findet einen Wert, der im Index nicht vorkommt. Die Aufgabe ist damit keine Suchaufgabe, sondern eine Datenaufgabe, und sie wird im Produktdatenfluss aus PIM und ERP gelöst, bevor das Suchmodul überhaupt beteiligt ist.

Eine Kundenartikelnummer ist eine Angabe über den Kunden, nicht über den Artikel. Sie verrät, wie ein Betrieb sein Sortiment gliedert, welche Werke er beliefert und gelegentlich, für welches Projekt ein Teil bestellt wird. Sie gehört deshalb hinter die Anmeldung und in denselben Rechtekreis wie Preise und Sortimente. Wer die Freischaltung von Kundensortimenten bereits sauber gelöst hat, hängt die Nummern an dieselbe Prüfung an, statt einen zweiten Mechanismus daneben zu stellen, der später eigenständig verrutschen kann.

Drei Grenzfälle sind es wert, vorab entschieden zu werden. Erstens der Konzern mit mehreren Bestellorganisationen: Dieselbe Nummer kann in zwei Werken für zwei verschiedene Artikel stehen, dann muss der Typ die Auflösung tragen und die Trefferliste beide Kandidaten zeigen. Zweitens der Handelsvertreter, der im Namen mehrerer Kunden bestellt und je Sitzung den Kontext wechselt; hier hängt die Sichtbarkeit am gewählten Kunden, nicht am Benutzerkonto. Drittens der Gastzugang ohne Anmeldung, der Fremdnummern gar nicht sehen darf, weil es keinen Kunden gibt, dem sie zuzuordnen wären. Alle drei Fälle sind Rechtefragen, keine Suchfragen, und sie werden in der Abfrageschicht beantwortet.

Der Nutzen endet nicht an der Trefferliste. Die Fremdnummer muss durch die gesamte Belegkette laufen, weil der Einkäufer sie auf jedem Dokument wiederfinden will. Die europäische elektronische Rechnung sieht dafür zwei getrennte, genormte Felder vor: BT-155 (OpenPeppol) trägt die vom Verkäufer vergebene Kennung, BT-156 (OpenPeppol) die vom Käufer vergebene. Beide sitzen in der Rechnungsposition und sind je Position einmal belegbar. Wer die Nummer im Shop führt, sie aber nicht in den Rechnungsausgang durchreicht, verschenkt genau die Stelle, an der sie den größten manuellen Aufwand spart. Dieselbe Durchreichung betrifft jedes Belegfeld: Wie Belege und Artikelzeilen an die Buchhaltung übergeben werden, folgt derselben Zuordnungslogik.

Der Zeitdruck kommt von der Umstellung auf strukturierte Rechnungen. Papier und einfache Bilddateien sind im Geschäft zwischen Unternehmen eine Übergangslösung, und die Übergangsfrist ist gestaffelt: Für Umsätze, die vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, darf jedes Unternehmen bis zum 31. Dezember 2026 (Bundesministerium der Justiz) weiter auf Papier abrechnen oder – mit Zustimmung des Empfängers – in einem elektronischen Format, das der Norm nicht entspricht; eine Umsatzgrenze gibt es dafür nicht. Erst für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, ist dieser Weg an einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro (Bundesministerium der Justiz) im vorangegangenen Kalenderjahr gebunden – und für Rechnungen, die per elektronischem Datenaustausch nach der Empfehlung 94/820/EG übermittelt werden, gilt im selben Zeitraum eine eigene Ausnahme ohne Umsatzgrenze (Bundesministerium der Justiz). Auch die Ausstellung selbst ist fristgebunden: Die Rechnung ist innerhalb von sechs Monaten (Bundesministerium der Justiz) nach Ausführung der Leistung auszustellen. Wer die Umstellung ohnehin plant, verankert die Fremdnummer im selben Zug; wie das mit der Pflicht zur E-Rechnung zusammenspielt, ist ein eigener Bauabschnitt.

Dass Nummern maschinell ankommen, ist im Geschäftskundenverkehr der Normalfall und nicht die Ausnahme. Fast die Hälfte der Industriebetriebe mit elektronischem Verkauf nimmt Bestellungen über EDI entgegen: 46,04 Prozent (Eurostat) im Berichtsjahr 2024, erhoben unter Unternehmen ab zehn Beschäftigten. Im Groß- und Einzelhandel stammen 10,51 Prozent (Eurostat) des Gesamtumsatzes aus EDI-Verkäufen. Über alle Branchen hinweg kommt sogar mehr Umsatz über EDI herein als über Websites und Apps: 11,07 Prozent (Eurostat) gegenüber 8,39 Prozent. Der Shop steht damit neben einer Strecke, die die Kundennummer längst kennt, und sollte dieselbe Zuordnungslogik verwenden, statt eine zweite daneben zu bauen. Wie eng beide Wege gekoppelt werden, hängt an der EDI-Anbindung über EDIFACT.

Ein Randaspekt mit Folgen: Die interne Suche eines Shops ist für Maschinen meist unsichtbar. Nur 28 Prozent (Web Almanac) der untersuchten Startseiten beschreiben ihre eigene Suchfunktion maschinenlesbar, gemessen im Crawl vom Juli 2025 über gut 16 Millionen Websites. Strukturierte Daten überhaupt liefern 50 Prozent (Web Almanac) der Startseiten aus. Für Kundenartikelnummern ist das ausdrücklich kein Auftrag zur Veröffentlichung: Fremdnummern gehören hinter die Anmeldung. Die maschinenlesbare Beschreibung betrifft die öffentliche Suche und die öffentlichen Produktkennungen, nicht die kundengebundenen. Diese Trennung sauber zu ziehen, ist Teil jeder Schnittstellenentwicklung, die beides in einem System hält.

Praktisch heißt das: Die öffentliche Produktseite trägt Hersteller- und EAN-Nummer, die kundengebundene Ansicht zeigt zusätzlich die eigene Nummer des angemeldeten Kunden, und der Auslieferungspfad für Suchmaschinen sieht die zweite Ebene nicht. Das lässt sich mit einer Abfrage prüfen, die ohne Anmeldung gegen den Suchendpunkt läuft und deren Trefferzahl null bleiben muss. Diese Prüfung gehört in die Abnahme und nicht in die Hoffnung, denn der Fehler ist von außen kaum sichtbar: Er zeigt sich erst, wenn ein Kunde seine Nummer im Index eines Wettbewerbers wiederfindet.