Mehrere ERP-Mandanten sauber an einen Shop anbinden

Mandanten im ERP sind keine technische Spielerei, sondern die Abbildung von Rechtsträgern. Sobald ein Mutterunternehmen beherrschenden Einfluss auf ein anderes Unternehmen ausübt, entsteht die Pflicht zum Konzernabschluss (Handelsgesetzbuch); jede Tochter bleibt dabei buchhalterisch eigenständig und stellt ihren eigenen Jahresabschluss auf. Dazu kommen Gründe, die im Tagesgeschäft schwerer wiegen als jede Bilanzvorschrift: Eine Ländergesellschaft braucht eine eigene Umsatzsteuer-Registrierung, ein zugekaufter Betrieb bringt seine gewachsenen Nummernkreise und Konditionen mit, und ein Produktionswerk bewertet Bestände anders als ein Handelsbetrieb. Wer diese Trennung im ERP aufhebt, verliert die Grundlage für Steuererklärung, Abschluss und Betriebsprüfung. Die Mandantentrennung ist deshalb kein Altlastenproblem, das eine Shop-Einführung nebenbei beseitigt, sondern eine gesetzte Randbedingung.

Der Vertrieb sieht dieselbe Gruppe von der anderen Seite. Der Einkäufer auf der Gegenseite bestellt Werkzeug und Verbrauchsmaterial in einem Vorgang und hat kein Interesse daran, aus welchem Buchungskreis die Ware kommt. Zwei Shops bedeuten für ihn zwei Zugänge, zwei Warenkörbe und zwei Versandkostenschwellen. Jeder zusätzliche Schritt im Bestellablauf kostet Abschlüsse: Über zahlreiche ausgewertete Studien hinweg liegt die dokumentierte Kaufabbruchquote bei rund 70 % (Baymard Institute). Die Aufgabe lautet also nicht, die Gesellschaften zu verschmelzen, sondern sie im Frontend unsichtbar und im Backend sauber getrennt zu halten. Genau dazwischen sitzt die Integrationsschicht.

Zwei gewachsene Mandanten führen dieselbe Schraube unter zwei Nummern, und irgendwo führen sie zwei verschiedene Artikel unter derselben Nummer. Beides ist normal und beides bricht einen Shop, der interne ERP-Nummern als Schlüssel verwendet. Der Ausweg ist ein Schlüssel, der über den Mandanten steht. Handelsübliche Artikel tragen eine GTIN, in Europa üblicherweise mit 13 Ziffern (GS1); Standorte und rechtliche Einheiten lassen sich über die GLN mit ebenfalls 13 Ziffern eindeutig benennen (GS1). Wo keine GTIN existiert, tritt ein zusammengesetzter Schlüssel aus Mandantenkennung und interner Nummer an ihre Stelle. Wie dieses Mapping technisch aufgebaut und dokumentiert wird, beschreibt der Beitrag zum Daten-Mapping zwischen ERP und Shop im Detail.

Die Währung hängt an der liefernden Gesellschaft und an der Preisliste, nicht an der Sprachauswahl im Shop. Technisch ist das unspektakulär, weil Währungen über dreistellige alphabetische Codes eindeutig benannt sind (ISO) und Länder über zweistellige Codes (ISO). Fachlich beginnt hier trotzdem die Arbeit: Ein Katalogpreis in Euro, eine Schweizer Vertriebsgesellschaft und ein Kunde mit Rahmenvertrag in Landeswährung ergeben drei Preisbildungen, die je Mandant hinterlegt und je Warenkorbzeile ausgewertet werden. Rundungsregeln und Umrechnungskurse gehören dabei in den führenden Datenbestand des ERP, damit Shop und Rechnung denselben Betrag ausweisen.

Steuerlich entscheidet die Kombination aus Sitzland der liefernden Gesellschaft, Lieferland und Status des Kunden. Für innergemeinschaftliche Fernverkäufe an Privatkunden gilt eine unionsweite Schwelle von 10.000 Euro; oberhalb davon wird im Bestimmungsland besteuert und über eine einzige Anlaufstelle gemeldet (EU-Kommission). Im B2B-Geschäft verlagert sich die Steuerschuld in vielen Konstellationen auf den Leistungsempfänger (Umsatzsteuergesetz), was eine belastbare Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer voraussetzt; die qualifizierte Bestätigungsabfrage liefert dafür den Nachweis (Bundeszentralamt für Steuern). Und die Zusammenfassende Meldung ist oberhalb von 50.000 Euro je Quartal monatlich abzugeben (Umsatzsteuergesetz). Wie diese Logik im Checkout ohne Sonderfälle im Code abgebildet wird, zeigt der Beitrag zur Steuerfindung im B2B-Shop.

Ein Kunde, der seit Jahren bei zwei Gesellschaften der Gruppe kauft, existiert im ERP zweimal, mit zwei Debitorennummern, zwei Zahlungszielen und womöglich zwei Ansprechpartnern. Im Shop soll er sich einmal anmelden. Die Lösung ist ein Shop-Konto, das auf mehrere Debitoren zeigt, statt eines Kontos je Debitor. Beim Login lädt die Integrationsschicht alle zugeordneten Debitoren, ermittelt daraus die freigegebenen Sortimente und die gültigen Konditionen und stellt die Zuordnung je Warenkorbzeile her. Welche Sortimente ein Kunde überhaupt sehen darf, ist dieselbe Fragestellung wie bei der Kundenfreischaltung mit kundenindividuellen Sortimenten, nur um die Mandantenachse erweitert.

Zwei Details verdienen dabei besondere Aufmerksamkeit. Erstens die Identität: Eine E-Mail-Adresse taugt als Login, aber nicht als fachlicher Schlüssel, weil derselbe Einkäufer für zwei Standorte des Kunden bestellen kann. Standorte und Rechtsträger lassen sich über die GLN eindeutig benennen (GS1), was die Zuordnung stabil hält, wenn sich Adressen ändern. Zweitens das Kreditlimit: Es wird je Debitor geführt, nicht je Shop-Konto. Ein Warenkorb, der beide Gesellschaften betrifft, prüft daher zwei Limits, und die Anzeige im Checkout muss verständlich bleiben, ohne interne Buchungskreise offenzulegen.

Liefert die Schwestergesellschaft die Ware, entsteht ein konzerninterner Umsatz, der bepreist werden muss. Maßstab ist der Fremdvergleichsgrundsatz: Verrechnungspreise zwischen verbundenen Unternehmen sollen den Bedingungen entsprechen, die unabhängige Dritte vereinbart hätten (OECD). Für die Anbindung bedeutet das eine zweite Preisebene neben dem Kundenpreis, die je Mandantenpaar gepflegt und dokumentiert wird. Im Konzernabschluss werden diese Innenumsätze anschließend wieder herausgerechnet, unter anderem über Schulden- und Zwischenergebniskonsolidierung (Handelsgesetzbuch). Damit das gelingt, müssen die entsprechenden Belege als konzernintern gekennzeichnet in die Buchhaltung gelangen und nicht als gewöhnliche Ausgangsrechnung.

Der Belegweg selbst läuft je Gesellschaft getrennt: eigener Mandant, eigener Kontenrahmen, eigene Belegkreise. Eine DATEV-Anbindung bildet das ab, indem sie je Buchungskreis einen eigenen Export erzeugt, statt alles in einen Stapel zu schreiben. Formal steigt der Druck ohnehin: Inländische Unternehmen müssen elektronische Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 empfangen können (Bundesfinanzministerium), und die Übergangsfrist für den Versand endet für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr am 31. Dezember 2027 (Bundesfinanzministerium). Wie sich die Belegübergabe praktisch automatisieren lässt, beschreibt der Beitrag zur DATEV-Automatisierung im E-Commerce.